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博学笃行自强不息

档案交接手续

一、前言

档案交接是组织内部或者个人之间，在工作变动、离职、转岗等情

况下进行的重要工作。档案交接的目的是确保档案信息的传承和保

管，保障工作的连续性和顺利进行。本文将详细介绍档案交接的手

续和注意事项，以帮助读者更好地进行档案交接工作。

二、档案交接的手续

1.制定档案交接计划

在进行档案交接前，有关各方应当制定档案交接计划，明确档案交

接的时间、负责人和内容。计划可以包括档案的类型、数量、所在

位置等信息，以确保交接顺利进行。

2.形成档案清单

在档案交接过程中，需要形成档案清单，列明待交接的档案类型、

编号、文件名称以及存放位置等基本信息。清单的形成可采用电子

表格的形式，方便管理和查阅。

3.档案查验

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交接人员应当对待交接档案进行仔细查验，核实档案的完整性和准

确性。需要特别注意有无遗漏文件、破损文件等问题，并及时记录

在档案清单中。

4.档案移交

确认档案的完整性后，交接人员应当按照约定的方式将档案进行移

交。移交可以采用书面形式或者电子形式，具体方式应当根据实际

情况进行选择。

5.档案接收

接收人员应当对移交的档案进行接收，并核对档案清单和档案本身

的一致性。如发现问题，应当及时与交接人员进行沟通，并协商解

决。

6.档案存储与保管

接收人员在接收档案后，要做好档案的存储与保管工作。档案应当

按照规定的分类、编号等原则进行整理，并确保档案的安全和完整。

三、档案交接的注意事项

1.协作和沟通

档案交接需要交接人员和接收人员之间的协作和沟通。双方应当及

时共享信息，确保交接过程中的顺利进行。

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2.定期备份档案

接收档案后，接收人员应当及时进行档案的备份，确保档案信息的

安全。备份可以采用多种方式，如云存储、外部硬盘等。

3.追踪和管理档案

在档案交接后，接收人员应当建立档案的追踪与管理机制，确保档

案的使用、查询和借阅等工作能够顺利进行。可以建立档案库存档

案管理系统，方便管理和归档。

4.档案的保密性

档案涉及组织的重要信息，需要注意档案的保密性。接收人员应当

严格遵守保密规定，并妥善保管档案，防止档案泄露和损坏。

5.档案销毁与报废

档案交接后，如有需要销毁或报废的档案，应当按照组织的相关规

定进行处理。销毁和报废的档案要进行记录，防止信息外泄。

四、总结

档案交接是一项重要的工作，对于组织和个人来说都具有重要意义。

本文详细介绍了档案交接的手续和注意事项，希望对读者进行档案

交接工作有所启示。在进行档案交接时，交接人员和接收人员要密

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切合作，共同确保档案的传承和保管，以保障工作的连续性和顺利

进行。

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