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重点工程项目招投标档案的管理

一、档案材料内容

招投标管理是本着“公开、公正、公正”的基本原则进行，所以，

招投标管理活动中每个招标环节的归档科学性和合理性，以及每个招

标程序的最终形成的招标文件档案材料的科学归档使用范围都至关

重要，对整个招标工程项目文件档案材料的归档系统和科学完整性都

会有很大的影响。由于招标内容相对简单，需要的招标文件相对较多，

由此可将招投标工作程序划分成以下3个主要阶段。

1.前期资料预备：包括招标项目申请表及招标有关资料附件，招

标项目决策书及组织人员名单和正式招标项目代理文件协议;

2.招标申请过程：包括招标项目公告或公开邀请正式招标的有关

批件、投标过程申请人资料汇总文件名单、投标过程资格限价预审检

查报告及有关附件等;

3.评标过程签约：包括开标抽签记录、评标签约委员会主席名单、

开标签约记录、评标检查报告及有关附件、决标结果报告，中标，终

止通知书、合同文件副本等。

需留意的是，假如发生投诉举报大事，还要预备相关投诉报告举

报书、投诉举报处理业务往来证明函件等其他投诉举报处理相关资料。

二、存在的主要问题

1.数量较多，且大小规格样式不一，库房管理负担较大

比如，城市的一些重点项目工程建设招标项目需要参与的招标单

1

位往往许多，由此使得招投标相关文件的参与数量也随之增多。除了

这些，更让人数不胜数的当是那些没有通过中标的事业单位的招投标

相关文件，而且这些招标文件至少一式三套。由于目前行业还没有规

定规格的详细大小，也没有关于保管使用时间及其长短的明确要求。

有些文件因规格太大导致资料无法入盒，给项目档案资料保管和资源

利用管理带来了不小的麻烦。

2.规章制度不健全，造成管理混乱

一些建设单位没有建立健全的招投标管理制度，导致有些建设单

位招标代理在签订投标合约以后，一切都听招标代理的，人家给什么

就接受什么;甚至还有的建设单位招投标的文件归档档案范围和文件

要求一塌糊涂，文件资料没有肯定的档案分类管理标准，堆放的处处

都是。以至于对以后招标档案的资料查询、管理使用和档案审计工作

都会带来很大的问题。

3.专业档案软件单一，制约了企业档案信息资源的管理共享

现在许多大型企业已经采纳了专业评价档案管理软件系统，但是

并不肯定能与企业评价档案管理软件系统实现无缝对接，进行档案查

询时，只能依据企业档案号到企业档案室进行翻阅，不仅加大了档案

工作量不说，还很简单造成企业档案的破损。

三、建议

1.明确招投标单位档案管理的职责分工合作

明确招标相关岗位责任人以及招标相关主管部门的工作职责，进

2

一步加强规范招标档案管理，做到岗位分工合理，责任明确。重大项

目的招投标相关档案及其原始记录的立卷收集、整理和集中移交应提

交给当地招标档案代理服务机构负责处理，立卷、归档、集中整理保

管可移交给当地建设项目单位部门负责。建设事业单位档案应当由质

量技术监督部门或者综合管理档案室工作人员共同组成，要明确综合

档案管理部门负责人。主要工作负责档案接收、立卷、归档，并将其

档案纳入本领业单位财务档案综合管理系统分类服务体系，实现档案

集中管理。

2.如何建立健全招投标项目档案管理

在实际招标工作中，建设项目单位主要职责是通过依据《招标投

标法实施条例》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相

关规定整理招投标建设项目相关档案，而相关规定中并没有对招投标

项目档案的管理方法做出具体化的规定。要想转变这种现状，一方面

要不断完善细化各地政府现有的建设工程招投标文件档案管理工作

方法，另一方面还要与招标交易服务中心部门加强沟通联系，业务文

件审核工作人员在招标文件的检查收集整理过程中，要严格根据相关

标准，不合格符合标准的不准予办理，以利于规范文件档案使用材料。

3.规范招标档案资料的收集、整理和鉴定

招标档案文件材料积累和收集至关重要，可以依据招投标档案文

件资料形成的不同及其性质、内容、数量的多少为分类标准，用来进

行资料编制和收集整理。精简企业资料库存收集管理清单，是有效削

减企业库存资料数量的重要前提。除了协作上文中笔者所提到的企业