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电子档案管理系统

电子档案管理系统

⒈引言

⑴目的

本文档旨在介绍电子档案管理系统的设计和实施,提供详细的

说明和指导,以便于使用者对该系统有一个全面的了解和操作。

⑵背景

传统的档案管理方式存在着很多问题,如存储空间占用大、检

索效率低、易于遗失等。为了解决这些问题,电子档案管理系统应

运而生。该系统将档案转化为电子格式,并提供了便捷的检索、归

档和共享功能,有效提高了档案管理的效率和安全性。

⒉功能需求

⑴用户管理

该系统应支持多级用户权限管理,包括管理员、普通用户和访

客。管理员具有最高权限,可以设置用户账户和权限。

⑵档案

用户可以通过系统界面将纸质档案扫描,或者直接电子文档或

图片。系统应支持各种常见文档格式,并对档案进行压缩和加密。

⑶档案索引和分类

系统应提供灵活的档案索引和分类方式,以便于用户对档案进

行分类和检索。用户可以根据档案的关键词、日期、类型等进行搜

索。

⑷档案检索

系统提供了高效的档案检索功能,用户可以根据各种条件进行

检索,如档案名称、作者、文件类型等。搜索结果应显示匹配的档

案列表,并支持按照相关度、时间等进行排序。

⑸档案归档

用户可以将相关档案进行归档,以便于管理和检索。系统应提

供方便快捷的归档功能,允许用户将档案分门别类地存储。

⑹档案共享

系统支持档案的共享功能,用户可以将档案分享给其他用户或

部门。共享可以是只读或编辑权限,以控制档案的访问和修改。

⑺安全性和权限控制

系统应具备较高的安全性和权限控制机制,确保只有授权用户

才能访问和修改档案。系统应提供用户登录验证、数据加密、访问

日志等安全功能。

⒊技术要求

⑴硬件环境

系统可以在常见的服务器和客户端设备上运行,要求服务器具

备足够的存储空间和处理能力。

⑵软件环境

系统采用基于WEB的架构,需要运行在常见的操作系统上,如

Windows、Linux等。系统使用的开发语言为Java,并使用MySQL作

为数据库。

⑶系统性能

系统需要具备较高的性能,能够支持大量用户并同时进行档案

的、检索和共享操作。系统响应时间应在可接受范围内,保证用户

的使用体验。

⒋部署计划

⑴系统架构设计

系统采用B/S架构,前端使用、CSS和JavaScript技术实现,

后端使用Java语言开发。数据库采用MySQL。

⑵开发进度

开发周期为3个月,具体的开发进度安排如下:

●第1-2周:需求分析和系统设计

●第3-6周:系统开发和测试

●第7-8周:性能调优和系统优化

●第9周:上线前准备和培训

●第10周:系统上线

⒌附件

本文档涉及的附件包括:系统设计文档、数据库设计文档、用

户操作手册等。

⒍法律名词及注释

●电子档案:指电子化的档案,包括扫描纸质档案产生的电子

文件和直接产生的电子文件。

●档案分类:将档案按照一定的标准和规则进行划分,以方便

管理和检索。

●档案归档:将档案按照分类规则进行整理和存储,以便于长

期保存和使用。

●档案共享:将档案向其他用户或部门开放,以实现共同使用

和管理的目的。

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