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办公设备及办公软件的使用

第一节办公设备的使用

一、工作范围内涉及的所有办公设备：传真机、打印机、扫描仪、碎纸机、投影仪的操

作流程。

㈠、传真机的操作流程

1、接收传真：传真机响了→拿起话筒(问清来电者的目的)→按下传真开始键→挂电话

→OK

2、发传真：放纸（多数传真机要求文字面朝下）→按电话→听到嘟嘟声按传真键（假

如不是自动接收，有人接听电话后你说明目的及收传真的人，对方挂掉电话后按传真键即

可）。

㈡打印机的操作流程

打开电脑和打印机→连接打印机和电脑→打开所需打印的文件→放入打印纸张→单击

菜单文件-打印-打印→选择打印机名称、页目范围、打印份数、缩放→点击“确定”即可实

现打印。

㈢扫描仪的操作流程

打开电脑和扫描仪→连接扫描仪和电脑→打开扫描仪上盖，把要扫描的文件或图片面朝

下压在下面→在电脑里双击“我的电脑”，在我的电脑里点扫描仪图标→在弹出的对话框中

选择“扫描仪和照像机向导”，然后点击“确定”→点击“下一步”，选择图片类型、纸张

来源，再点击“下一步”→输入文件名称、文件格式、保存位置，再点击“下一步”→开始

扫描→扫描完，选择“什么都不做，我处理完这些照片”，点击“下一步”，点击“完成”。

扫描完毕。

㈣碎纸机的操作步骤

将碎纸机插入电源→按下按钮，调节开关→放入纸张→碎纸完成，清理碎纸箱→拔掉碎

纸机电源。

㈤投影仪的操作步骤

打开电脑→用遥控器打开投影仪、选择播放文件→使用遥控器控制播放文本→关闭投影

仪、电脑。

二、办公室打印机、扫描仪可用纸张的大小型号。

B5、A4、A3。

三、三种打印机、扫描仪可打印和扫描的物品内容。

纸张、相片、证件。

第二节办公软件的使用

一、WORD文档

㈠、文档的编辑

桌面右键单击新建一个空白word文档→选中新建文档右键单击重命名→双击word文档

打开→输入文本。

㈡、文档的排版

1、纸张设定

单击菜单中的“文件”–页面设置–在“页边距”中选择合适的页边距、方向→在“纸

张”中选择纸张大小。

2、字体设定

选中录入的文字→在选中的文字上单击右键，选择字体→在“字体”中选择中文文字、

字形、字号、字体颜色、下划线型及颜色、着重号、效果。

3、段落设定

选中录入文字→在选中的文字上单击右键，选择段落→在“缩进和间距”中选中对齐方

式、缩进、间距、特殊格式、行距。

4、添加页眉、页脚

⑴当文档中有封面、目录、中文时，添加页眉页脚，首先要在每部分的最后一页对文档

进行分节操作。单击菜单选项中的“插入”→在弹出的对话框中单击“分隔符”→在“分

节符类型”中选中“下一页”→单击确定。

⑵在每一节的首页撤销所有的“链接到前一个”。单击菜单选项中的“视图”→在弹

出的对话框中单击”页眉和页脚“工具栏→在弹出的对话框中点击”链接到前一个“按钮。

（对页眉页脚均做同样处理）

⑶将每一节的起始页码设置为1。单击菜单选项中的“视图”→在弹出的对话框中单

击”页眉和页脚“工具栏→将光标点击到页脚处→点击“页眉和页脚”工具栏中的“设置页

码格式”，将页码编排—起始页码设置为1→点击确定。

⑷插入页码。单击菜单选项中的“插入”→在弹出的对话框中单击“页码”→设置“位

置”、“对齐方式”→单击“格式”→设置“数字格式”→点击确定。

⑸设置页眉。单击菜单选项中的“视图”→在弹出的对话框中单击“页眉和页脚”工

具栏→将光标点击到页眉处→写入内容。

⑹设置页眉页脚边距

单击菜单选项中的“文件”→在弹出的对话框中单击“页面设置”→在“版式”中设

置页眉页脚边距→点击确定。

5、剪切、复制和粘贴

选中需要剪切或复制的文本→在选中的文本上点鼠标右键，选“剪切”或“复制”→

再在需要粘贴的位置点鼠标左键→再点鼠标右键，选“粘贴”。

6、表格制作与设置

⑴在菜单栏上找到“表格”菜单项→点鼠标左键，在弹出的菜单上找到“插入”菜单项，

点鼠标左键→找到“表格”菜单项，点鼠标左键→在弹出的对话框中输入相应的列数及行数

→左键点击“确定”按钮。

⑵设置表格大小可将鼠标移至表格的框线上，当鼠标出现调整大小的图标时，按鼠标左

键并拖动鼠标直至将表格调整为合适大小后放开鼠标左键。设