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客人来访会务接待流程及标准

第一篇：客人来访会务接待流程及标准

客人来访会务接待流程及标准

一、目的

为树立集团良好形象，提高工作效率，本着“热情礼貌、服务周

到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。

二、适用范围

本标准适用于集团各部门因业务发生的各种会务接待工作。

三、管理

综合部为集团接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待

工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调、物业公司落实

接待任务，提供后勤保障；集团各部门在接到重要来访预约后，首先

报综合部备案，并协助拟定接待计划，需集团领导出面、综合部协调

的重要接待，应提前2天告知综合部。

四、计划与准备

1、在接到集团领导通知或相关部门来访预约时，物业公司应了解

来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、目的和要求等。在

这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、综合部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤

的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、因特殊会议需要，综合部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、

音响设备、投影设备、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，

安排摄影摄像等，物业公司需积极配合，完成任务。

五、会前的准备标准。

1、会场物品摆放标准（所有会议准备工作必须在半小时前准备完

毕）

（1）待参会人数确定后摆放桌牌，桌牌摆放要正，并配齐相应椅

子，椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为一人的距离，椅子左右

之前的摆放距离要均匀约为一人距离，椅子摆放完毕后竖看要成一条

直线。

（2）桌牌定位后，矿泉水成45度（标签正对落座人员）摆放在

桌牌右侧，后依次摆放玻璃直杯及茶杯，杯把朝右，桌牌左侧摆放香

巾碟及香巾，香巾碟上方与桌牌上方在一条水平线上。

（3）根据椅子的位置在会议桌上摆放稿纸，稿纸摆放在每个椅子

的正中间位置，稿纸正中间摆放接待明白纸，稿纸底边与桌子的底边

成一条水平线，笔放在稿纸右侧，笔尖朝上。

（4）纸巾盒根据两人一盒的标准，摆放在两人话筒麦克正中间。

（5）话筒固定在桌面上，话筒麦克方向角度一致摆在同一侧方向。

（6）如有吸烟客人，根据需要摆放香烟及烟灰缸，香烟及烟灰缸

摆放在茶杯右侧，与桌牌在同一水平线。

2、会场设备设施的准备标准

（1）检查照明是否正常，灯具是否全部完好，有损坏的及时上报

维修。

（2）会议前提前检查音响设备是否完好，话筒音量调节适中，并

检查无线网络是否正常使用。

（3）投影设施提前检查是否完好，会议开始前由通讯连接电脑，

全部调试到位。

（4）检查室内空调是否正常，会场温度设定在规定温度内，夏季

不高于23度，冬季不低于26度。

3、会场及周围环境卫生标准

（1）彻底清扫会议室卫生，会议桌干净无手印和水渍，椅子无灰

尘和毛发，桌子抽屉无杂物无灰尘。

（2）会议室死角卫生清洁到位，窗台无灰尘，墙角处无蜘蛛网，

墙面干净无灰尘。

（3）地板打蜡，地上无杂物无脚印，地板干燥无水渍。（4）会

议室内网线及投影电源线摆放整齐，不杂乱避免绊倒客人。

（5）会议室外卫生间干净无异味，并摆放卫生间指示牌。

（6）会议室外环境卫生有专人清洁保持，地面明亮无脚印，垃圾

桶及痰桶干净，加强巡视随时清理。

4、会议服务程序

（1）客人到达后，迎宾人员应面带微笑，对所有来开会的客人都

使用礼貌用语“您好”“上午好”“下午好”。（2）主要领导到达后，

有专人引领到领导座位，并进行拉椅服务。

（3）客人到达后，进行倒水服务，倒水时动作要轻，不要发出太

大的声响，一般都由两人在会议桌两边同时倒水，倒完水后立即返回，

并在会议室门口处站立观察会场动态，盯会者必须大脑精神集中，观

察领导及每一位客人的动态，从客人眼神或动作中领会客人需求并及

时上前询问解决。

（4）会议进行中，盯会人员根据会议议程，提前将要讲话人的话

筒打开，并将话筒对准讲话人。

（5）开始使用投影汇报时，要关闭投影幕布前的灯，使会场的灯

光变为投影模式，汇报结束后，要立即打开幕布前的灯，改为正常模

式。