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项目验收会需准备资料

第一篇：项目验收会需准备资料

一、项目汇报材料要制作成PPT；所有资料准备5份，包括预算、

任务书、报告、所有科目的大额凭证均复印并按照科目单独装订成册、

预算变更内容及批复、产业化报告；

二、对于大额凭证，可进行全部扫描或拍照，注意要记账凭证和

附件全部扫描或拍照。到验收时，如果专家需要查看，可随时现场有

电脑查看或打印，比较方便；

三、设定专人分工，分别解释几个科目，这样会更清晰；项目负

责人和财务负责人均亲自到会进行相关的解答；

四、预算调整，应取得各级的审批批复，对于未取得批复的情形，

均应在报告中予以披露。

五、对于需要调整课题或子课题之间预算的，首先应先进行技术

任务或线路的变更，由技术责任专家签字审批，然后再进行财务的预

算变更。

六、对于大额关联交易，应索取关联方承诺函，同时适当增加审

计程序，并在报告“其他事项”中进行披露。

七、各科目注意事项：

1、设备费：要提供发票、合同、设备到货后的验收记录，验收时

要求现场盘点，因此在最终验收之前，最好不要转移或出借所购置的

固定资产，并且一定要与预算内容相符。对于数量和名称与预算不符

的设备，要向财政部进行报批。

2、材料费：要首先复印记入费用中的记账凭证（要包括领料单），

然后再复印购入材料的记账凭证（包括发票、验收入库记录）；注意：

有些单位只复印了购入材料的凭证，购入材料并不表示

会全部领用，尤其是工业企业可能存在生产和科研共用某些材料

的情况，那么所购入的材料是否全部为科研领用则存在重大的存疑；

有些学校和科研单位由于材料没有进行库房的统一管理，科研部门购

入材料会发生直接由项目使用的情况，那么这样的单位也应注意提供

材料的验收记录、发票、大额材料的合同等，以证明材料购入及使用

的真实性。

3、测试化验加工费：要提供测试合同、发票、测试报告，对于大

额测试还应提供测试单位的相应资质（如有进行招投标的单位还应提

供招投标的相关资料），如系专项办指定的测试单位，请提供专项办

指定的文件；发生内部测试的单位，一定要提供内部收费的制度、收

费标准和收费依据，详细记录测试内容的清单和收费的计算过程。

4、燃料动力费：发票、动力费分摊的计算依据和过程。

5、差旅费：完善内部验收手续，项目单位都提供了各自关于02

专项所制订的一些内部制度，但在执行时也不相符的情形，如有些单

位要求借款或报销单笔超过2万元由总经理或项目负责人签字，但实

际单据上可能相关责任人就没有签字，专家在验收时也会对这方面进

行相应的检查，也证实支出与项目的相关性，所以各单位应积极完善

支出的内部控制管理，对于摘要或审批欠缺的要补充完整。出差地点

应与预算相符，对于出现大额热点旅游城市（或地点）的差旅费用、

非课题人员出差的费用，且无法提供相关合理性证明材料的支出一律

审减。

6、会议费：应提供会议费发票，并提供会议通知，参会人员签到

表等资料，由于保密原因可不提供会议纪要。对于会议费中列支

大量餐费的单位，请自行调整到间接费用中列支。对于单位内部会议

室收费的情况，一律审减，不予列支。

7、国际合作交流费：出国地点和出国人员应与预算相符，并提供

出国审批的相关材料，出国出席相应会议的，应提供会议通知等资料。

8、出版文献：电话费、印刷打印支出均调整到间接费用列支。

218号文明确规定“出版/文献/信息传播/知识产权事务费：是指在项

目（课题）实施过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买

费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费

用。”对于专利申请和专利维护费需要关注，第一，所申请专利为本

课题成果，其他课题专利申请支出不得列支（在前期的审计中已经出

现过此情形）；二，专利维护费原则上不得列支，如果列支也仅限于

本课题执行期间的支出。

9、劳务费：企业劳务人员需提供劳务合同，一般不得超过一年；

学生应提供学生证复印件；其他临时人员应提供身份证复印件，并说

明其为课题服务的内容；实际发放的凭证，由于目前均是直接通过银

行发放，很多单位的劳务费支出凭证后无法查看具体的银行付款明细，

因此各单位应复印相应的银行付款凭证。事务所现场审计时会进行抽

查，专家也有可能会抽查。

10、专家咨询费：提供专家的相应资质，工作单位，咨询内容、

会议签到表、领款签字等