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材料采购制度

制定本管理制度目

为规范集团公司内材料采购管理，控制和减少工程施工中材料消耗、减少材料挥霍现象、努力减少工程施工成本、提高经济效益，特制定本制度。

材料请购提出与采购方式

由工程部、项目部根据工程现场状况，结合既有库存量，提出采购申请。采购申请要有一种前置期，每月25日前提出下月所需物资材料采购筹划单，内容涉及主材、辅材、工具、设备维修配件、劳保防护用品、暂时设施等。每周五提出下周材料进场筹划，暂时加急需用材料可暂时提出。在ERP上设立月筹划、周筹划、加急暂时筹划三个表式流程。

材料采购筹划单应详细注明材料名称、规格型号、数量、质量、品牌规定及规定进场时间。

筹划单在ERP流程上由项目部发起，传送给工程部，在传至采购部执行。

筹划单撤销与变更，由于各种因素，需要撤销或变更，必要提出采购筹划撤销变更告知单，注告知单与采购筹划单号相连接，原筹划自动调节。

采购方式，依照当前市场状况，采购采用如下三种方式：eq\o\ac(○,1)合同采购eq\o\ac(○,2)零星采购eq\o\ac(○,3)网上招标采购

询价议价

采购部在桀骜筹划单后，即展开询价议价工作。

询价议价对象在合格供应商信息网未建之前，可根据多家供应商历史信息，参照既有行情，征询多家供应商，供应商选取普通不少于三家，并在ERP上填报询价表。

询价议价对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商顺序。

专业冷门材料，采购部门应会同公司专业人员共同参加询价议价，在特殊状况下，可不走货比三家程序。

议价定价原则

始终获取最低价格原则，大宗材料在有明显下滑形势下，要商定价格随下滑度调节价格下调比例，如水泥及水泥制品、钢材等。

保证采用最优供应商原则，拟定供应商要有四比：比价格、比质量、比付款条件、比售后服务，一旦价格拟定下来，一方面要选取其她三项条件，谁家最优就选谁家。

稳定合格供应商队伍原则，在普通状况下，要优先保证与我公司长期合伙且信誉度好供应商。

定价审批原则，在拟定供应商后，价格走流程审批，供应商必要按合同商定，提供材料封存样品，保证材料按质送货。

合同签约与管理

合同分统一合同与简易合同两种。

统一合同是公司统一模式采购合同，合用于大宗材料商定。简易合同是用于金额在1-5万元之间零星采购。

供应商一旦拟定后，应在最短时间内完毕合同会签工作流程，合同签约完毕后应及时组织采购。

合同内容、格式、要素必要符合《合同法》，对双方权利和义务必要公平、公正、平等。合同中必要明确价格、数量、质量、技术性能、质量原则、保修年限、供货方式及时间、付款方式、售后服务、退货索赔、违约责任、法院仲裁地等条款，并附上供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户银行账号、增值税开票资料、联系电话等信息。合同一式四份，甲乙双方各执两份，采购部留一份，公司档案室存一份。

零星采购在5万元如下（含5万元）1万元以上，采购时必要订立简易合同，简易合同由采购员直接与供应商协商订立，价格由采购部拍板，但合同上必要要有开户银行及账号，加盖与付款单位名称相符法人章，附上营业执照及联系人电话等信息。

付款申请及流程

预付款，合同商定有预付款，在申请付款时可不需要通过材料结算，直接申请付款，流程自动弹出预付款金额，在需要先付款后发货状况下，也走预付款流程，单无论哪种付款，先必要提供相应发票。

合同材料进度付款

合同材料进度款是指供应商供货至一定阶段供货金额总量，按合同商定付款方式申请拨款款项。

支付进度款时必要具备如下条件：

eq\o\ac(○,1)符合合同商定付款条件。

eq\o\ac(○,2)按合同规定提供相应发票。

eq\o\ac(○,3)材料进度结算单与付款条件一致。

eq\o\ac(○,4)由项目部提出申请。

eq\o\ac(○,5)发票、账号、收款单位三者同源。

零星材料款支付。

eq\o\ac(○,1)零星材料采购在1000元如下，可用钞票支付货款。

eq\o\ac(○,2)零星采购在1000元以上10000元如下，必要用转账支票支付货款。

eq\o\ac(○,3)简易合同付款，必要按合同通过银行打入对方账户。

eq\o\ac(○,4)所有零星材料必要先入库再报销，入库单上没有上传ERP经办人签字，回绝付款。付款附近要涉及发票、入库单、送货单、简易合同、转账支票存根，存根上有收货人签字。

eq\o\ac(○,5)使用支票付款人，要走ERP流程予以核销。

入库、出库及保管。

材料入库

1、入库单填写，规定关于信息都能体现。

eq\o\ac(○,1)在入库单上要注明项目名称，供货商名称、入库时间。

eq\o\ac(○,2)要把材料名称、规格型号（有品牌要注明品牌）填写清晰。

eq\o\ac(○,3)合理使用计量单位，普通状况下不容许