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采购流程各环节的主要内容

流程管理在企业中扮演着越来越重要的角色，它已

经渗透到企业管理的每一个环节。我们知道，流程

管理的关键是简化管理，让管理更加简单轻松。但

是貌似简单的流程管理实则充满了复杂性，如采购

流程，其前期的准备工作就异常复杂。

事实上，任何一项业务战略的实施都含有其“有形或

无形”的相应操作流程。采购流程的出现就是以一种

规范的管理体系（端到端的闭环方式）来提升其业

务流，以持续提高采购组织工作效率的体系化方

法。

采购流程管理的核心是流程，流程是所有采购项目

运作的基础，即采购所有的业务都需要流程来驱

动。由此可见，采购流程之于采购项目的重要性。

采购流程是一个操作性的定位描述，它指的是采购

流程分析、流程定义与重定义、资源分配、时间安

排、流程质量与效率测评、流程优化等一系列工作

环节。

虽然企业因生产经营的内容不同，采购活动的内容

不同，采购运用的方法不同，作业细节上有若干差

异，但采购发展到现在采购流程基本趋于一致了。

一般来讲，采购基本流程主要由以下几个步骤组

成，如下图所示。

为了让大家能够对采购的基本流程有更加清晰的认

识，下面我们详细地阐述一下采购流程各环节的主

要内容。

１、提出采购申请

采购申请必须严格按照生产需求，且基于现有的库

存量，对采购物品的品种、数量以及安全库存量等

因素做出科学的计算后才能提出。与此同时，为保

证采购的合理性必须有具体的审核制度对其进行必

要的监督，因为通过采购申请环节的控制，能够有

效地防止采购的随意性和盲目性。

采购部门收到某需求部门提出的请购单后，还要协

助该部门预测物料需求。因为采购部门与供应商早

期参与合作能够促进更多的信息交流，从而可以避

免或削减采购成本，加速产品推向市场的进度并能

带来更大的竞争优势。

２、确定采购要求

事实证明，采购的成功始于采购要求的确定，即制

订适当的办法来明确采购品的具体要求，更重要的

是让供应商完全地理解采购方的需求。一般来说，

我们可以采取以下几种方法：

办法一制订规范的产品图纸，并制订采购订单的书

面程序

办法二在发出采购订单前，采购方应与供应商进行

协议的核实

办法三借助其他与所采购物品相适应的方法

办法四在采购文件中包含清晰地描述所订购产品或

服务的数据，如产品的精确辩认和等级、检验规

程、应用的质量标准等

办法五所有检查或检验方法、技术要求应指明相应

的国家和国际标准，如物料单等

３、选择、确定供应商

影响企业生产运作系统运行的最直接的外部因素是

供应商，同时供应商也是保证企业产品的质量、价

格、交货期和服务的关键因素。换句话说，供应商

的选择及确定是否符合科学即合理，将直接影响企

业运作的好环。

供应链上的各个构成部分都是彼此相依附的，犹如

唇齿关系。如果供应商选择失败，采购项目之于企

业的后果必定是唇亡齿寒之态。由此可见，选择实

力较强、诚信度较高，可以进行长期合作并能够彼

此依赖的供应商有利于企业的长期利益。

４、确定采购价格

不论是传统采购还是现代采购，价格始终是采购项

目中最为敏感的问题。在传统的采购观念中，采购

方与供应商不同的价格立场是不可调和的矛盾。例

如，采购方往往希望低价购买，而供应商又总是想

高价卖出。但是从供应链的角度来看，供需双方的

价格之争并不能给彼此带来真正的长久效益。

简单而言，合理适度的价格更利于供需双方的长期

合作和整个供应链的持续和谐发展。

５、确定采购订单

对报价进行分析并选择好供应商后，采购方就要发

出订单。但是采购中，订单的确定非常重要。一般

负责订单核实的人员需要明确所要采购的物品的规

格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包

装、运输方式、检验形式、索赔条件以及相关标准

等具体的规定。

６、签订采购合同并执行

采购订单发给供应商之后，采购部门的工作才正式

步入供应合作阶段，即签订合同阶段。此时，为了

保证采购的顺利实施，采购部门应对订单进行跟踪

和催货，并适时地进行稽核。

跟踪：为了有效确保供应商严格履行其货物发运的

承诺，采购方会指派专门的跟催人员跟踪整个采购

过程。从合作的角度来讲，跟踪是对订单所做的例

行工作之一。通常，跟踪的基本工作是，跟催人员

不定时地电话询问供应商的生产进度（