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会计电算化系统与手工会计系统比较

企业的会计工作过程，实际上是一个从信息采集、加工处理、存储到信息输

出的系统工作过程。随着生产的日益社会化，会计也在不断地发展变化。经过人

们长期实践经验的积累，会计由不完善到完善，由用算盘作为运算工具、用笔墨

在凭证和账簿上登记的手工处理技术到用电子计算机对会计数据进行处理的电

算化处理技术，逐渐形成一套完整、快捷、及时、准确的体系，在经济管理工作

中发挥着越来越重要的作用。当然，随着这种转变也会产生许多问题，手工会计

和电算化会计在处理会计数据上也存在较大差异。如何做好电算化工作成为我们

必

需考虑的问题。

一、会计电算化系统与手工会计系统的差异比较

在实行会计电算化后，原在手工条件下需要由多人不同岗位分别完成的记

账、算账、报账工作往往只需要一两台计算机即可实现。两种不同会计信息系统

进行比较，就会出现许多本质上的差异，具体分析如下：

（一）系统初始化设置工作有差异。手工会计系统的初始化工作包括建立会

计科目、开设总账、登录余额等；会计电算化系统的初始化设置工作则较为复杂，

且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装、账套的设置、网络用户的权

限设置、操作员及权限的设置、软件运行环境的设置、科目级别与位长的设置、

会计科目及其代码的建立、最明细科目初始余额的输入、凭证类型设置、自动转

账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。

（二）平行登账上存在差异。在手工会计系统登账时，总账由一名会计人员

根据审核无误的记账凭证，或科目汇总表，或汇总记账凭证进行登录，明细账由

另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。

由于两名会计在登录时有可能发生错误，因此平行登账可以检查错误。但是在会

计电算化系统中，总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按

照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库

和明细账数据库，而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以在会

计电算化系统中总账金额恒等于明细账金额。因此，平行登账的校验功能在会计

电算化系统中已失去了其原先的作用。

（三）账务处理程序上存在差异。手工会计系统根据企业的生产规模、经营

方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账

凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式

等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、

多环节进行内部牵制和相互核对，目的是为了简化会计核算的手续，以减少舞弊

和差错。而在会计电算化系统中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记

账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其

中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享的操作方法。

（四）账簿格式和簿记规则上存有差异。在手工会计系统中，账簿的格式分

为订本式、活页式和卡片式三种，并且对现金日记账、银行存款日记账和总账必

须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太

可能打印出订本式账簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有的账页均

可按活页式打印后装订成册；总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总

式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。

转贴于手工会计系统中账簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；

账页中的空行、空页要用红线划销等。而在会计电算化系统中，可以不存在纸质

账簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登账只是一个沿用的旧名词，而且

文件也并不一定按日记账、总账、明细账分别设置，有些系统甚至只设置一个凭

证文件，根本就不存在机内日记账、总账和明细账，各种财务信息可直接从凭证

文件中导出，划线更正法或红字更正法根本就不存在，代之的是负号更正法。实

际上只要凭证输入正确，机器处理准确无误，即使由于凭证数据有错，导致机内

账的结果有错，也不能直接进行修改而只能通过记账凭证去更正。

（五）会计报表的编制形式上存在明显差异。会计报表是企业会计核算中一

项重要的事项，在手工会计系统中，报表的编制是最复杂的一项工作，报表编制

人应了解各种报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，若数据来自账上的，还

应弄清是发生额还是余额，通过何种运算关系取得，若数据来自本报表或外报表

中某项目的，应懂得其各种运算关系，同时还应明确各种报表之间的勾稽关系及

数据的对应关系，这样才