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浅谈集中采购工作的内部控制机制

1998年底，水利部松辽水利委员

会针对即将执行的设备采购计划，决定在全委范围内实行集中采购。

半年后，国家正式出台了《政府采购管理办法》。经过一年多的实践，

在委领导班子成员的全力支持、各职能部门的配合和采购人员的共同

努力下，做到了以合理偏低的价格，购入了质量优良和售后服务到位

的商品，节约了大量资金，取得了较好的成绩。2000年初，松辽委

出台了《松辽委关于实行集中采购管理的若干规定》，将集中采购方

式作为内部制度明确下来，初步实现了资产采购管理从粗放型向集约

型的转变。

一、相关职能部门组成的采购主体

参与集中采购工作的职能部门包括：采购执行机关、商品最终用

户、国有资产监管部门、计划部门、单位决策机构。

采购执行机关：单位内部的采购机关，是指按照采购任务，负责

对外联络、组织招标、询价、草拟合同等日常采购业务的采购组或采

购部门。

商品最终用户：采购的目的是实现所购商品的使用价值，直接服

务于用户。因此，采购设备、材料，用户参与是必要的。以设备采购

为例，用户参与的工作范围包括：确定拟购商品名称、型号，合理否

定采购执行部门购货价款及其选择的供应商，设备到货验收等。

财务及国有资产监管部门：财务部门在集中采购工作中，参与管

理和控制的工作环节涉及计划、预算、审签、记录、付款等。国有资

产监管部门主要参与设备的采购、验收、登记固定资产账目和卡片。

计划部门：如果采购中的资金需要通过基本建设投资计划解决，

采购的范围要在国家计划所列项目之中，全部采购内容应当通过计划

部门逐级履行计划审批程序。

单位决策机构：单位决策机构的主要职责是确定单位年度购置需

求计划、审批落实了资金来源的采购预算。决策机构中，由分管采购

工作的领导代表决策机关行使审批权。

二、体现健全内部控制机制的工作环节

计划管理：集中采购工作应当建立在计划管理基础之上。购买商

品所使用的资金是事业单位纳入预算管理的资金，单位都应当在一个

会计核算年度之初，根据本单位开展各项工作需要，采取适当方式，

确定本年购置需求。年度内，根据各项资金到位情况，陆续发布采购

执行计划，交采购部门执行。

预算控制：预算控制是指经由财务部门落实了资金来源的计划采

购项目，先由资产监管部门制定采购预算，经采购主管领导审批后，

由采购部门执行的过程。由资产监管部门来制定采购预算是对采购执

行机关的事前监督。一般情况下，采购执行部门的采购单价不应高于

预算单价。

履行审批程序：在计划、预算、采购执行、付款等4个工作阶段，

要履行必要的审批程序。在计划阶段，主要由决策层对资产监管部门

汇总上报的各单位、部门的采购需求计划进行审批；在预算阶段，主

要由分管采购工作的领导，对于资产监管部门制定的采购预算进行审

批；在采购执行阶段，商品最终用户、采购部门、主管领导（法定代

表人或授权代理人）要参与合同的签订，包括审阅、修改和签批。

签订合同：价值超过一定额度的采购，要签订经济合同。采购执

行部门草拟的合同，要按照商品最终用户审签、特约（聘）经济律师

审阅、单位法定代表人或授权代理人签批的工作顺序履行合同审批程

序。履行审批程序的文本文件可以称为“合同批办单”。

三重验收：指商品到货、服务完成后，采购部门、用户、资产监

管部门共同进行验收。

详细记录是指国有资产监管部门在商品到货、服务完成后，建立

固定资产台账和固定资产卡片，详细登记设备名称、型号、供货商、

价格、产品序列号、使用单位及保管人等。这是固定资产日常维护管

理的基础。设备的维修、升级、盘点、处置需要依照这些基础资料。

货到付款：要求商品到货后，进行验收，在合同规定的期限，使

用单位验收合格后，财务部门和资产监管部门审核发票、设备材料验

收单、购销合同、采购计划和预算，审核无误后，由财务部门办理结

算。

集中采购工作自始至终，负责主管采购工作的领导应坚决回避供

应商。采购人员通过客观的选择、比较，通过和使用单位工作人员的

沟通，提出选择供应商和确定价款的意见，并通过履行合同审签、审

批程序完成采购任务。采购部门内，选择供应商和确定价款的意见，

经集体讨论研究做出，任何个人无权单独做出决定。

集中采购工作的内部控制制度建立后，贯彻落实是关键，如果执

行得不好，集中采购就会失去意义，