无纸化办公的分析及实施方案.pdfVIP

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实行无纸化办公的建议

及实施方案

近年来，随着我公司的业务不断开展，在日常工作中各种纸质单

据、文件、档案的使用量和使用频率越来高，公司的运营成本也在不

断增高，而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理，无形中

也耗费了大量的时间降低了办公效率。在当今计算机被广泛使用，计

算机网络日益普及的情况下，为适应现代化企业发展的需要，节约办

公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，我建议公司

着手推荐“无纸化办公”进程。

一、无纸化办公的好处

1、有效地提高了工作效率

提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的

最主要的出发点。通过无纸化办公，公司的会议纪要、工作总结、质

检报告、通知通告等等，都可以通过内部网络或OA系统（办公自动

化系统）向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等

方面的时间、人力和物力，同时，运用电脑进行操作后，文件的存档、

查找等更加方便，快捷，从而大大地提高了工作效率。

2．更好地体现了绿色环保

无纸化办公除了让大家“省力，”极大提高工作效率之外，“绿色环

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保”也是现在现代化企业采用网络互联办公的一个重要原因。利用互

联网络进行无纸化办公，在不知不觉中纸质文件大量减少。从小的方

面说节约了纸张也就是节约了钱，从大的方面说，符合国家提倡的

绿色环保政策，为保护环境贡献一份自己的力量。除此之外，还

大大减少其他如印刷、打印、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。

二、具体实施办法

结合我公司实际，建议先从公司档案管理方面率先实行无纸化，

具体措施：

1、纸质档案进行统一化编码，实现中心一库的档案管理。我

们可以根据业务分类，由各部门制定统一的档案分类编码，保证档案

的统一性和惟一性，和电子档案一一对应，为档案在各部门之间的调

用和流通，为实现业务的异地办理提供物质基础。

2、建立公司内部服务器网络，连接局域网至公司各部门，形成

横向通道，为下一步衔接办公系统打好基础。针对电子文件与纸质文

件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个

“通道”：即配置扫描仪、数码相机等设备，将纸质文件通过扫描、

拍照等科技手段使其影像化、电子化，建立“准及时”的影像系统。

3、建立档案信息安全机制。一方面要保证信息利用安全，要建

立层次分明、角色明确的信息利用机制，建立档案数据的保存、迁移、

及校验机制确保信息安全。另一方面要加强硬件（计算机、服务器）

的安全管理和软件的安全管理。硬件方面严把信息存储介质载体质量

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关，做好二级备份、多级备份，为电子文件的长期保存打下基础。软

件方面就是使用专门、规范的档案管理软件，通过规范管理系统、规

范权限密码管理，多层结构，加密通讯等安全控制方法，有效地保证

系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

4、进行业务培训，提高管理水平。我们应该加大档案管理人员的

培训，学习《档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等相

关法律法规，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字

化管理的转型工作，努力提高档案管理水平。

无纸化办公给我们带来了便捷、高效的办公环境，虽然目前还有

很多的不足之处需要我们去不断完善，但我相信，随着办公自动化技

术的不断创新，随着人们对无纸化办公意识的不断提高，无纸化办公

会离我们越来越近。

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