公司参观接待管理办法.docVIP

第PAGE13页共NUMPAGES15页

第PAGE1页共NUMPAGES15页

参观接待管理办法

文件编号

版本

生效日期

编制

审批

目的

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，提升客户接待水平和客户对公司的认知度，确保接待工作的有礼、有节、有序、不浪费、不违法，推进接待工作规范化、制度化、标准化，结合公司实际，制定本管理办法。

适用范围

适用于政府领导、合作伙伴、重要客户和其他重要客人到厂区参观访问相关接待工作的安排，不包括公司客商和外部送货人员因业务和工作需要与相关职能部门的日常业务接洽活动。

3职责

3.1行政部作为参观接待工作的归口管理部门，根据各相关部门的《来访接待申请单》负责接待工作的安排和管理，拟定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈相关负责人确认。

3.2各相关部门负责配合行政部的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待

4参观接待流程

4.1具体接待流程表如下：

了解来访情况

了解来访情况

确定接待级别

确定接待级别

报批接待申请及方案

报批接待申请及方案

材料及物料准备

材料及物料准备

接待服务过程

接待服务过程

接待后期总结及报道

接待后期总结及报道

4.2接待后期工作

4.2.1接待负责人收集来访人员名单和手机等联系方式，整理在册。

4.2.2接待结束后1个工作日，接待对口人应形成文字总结，必要时可搭配图片，经公司领导审定后刊登在公司网站或微信公众号等平台。

5岗位人员配置

成立接待小组，依照工作分工和技能要求，接待小组基本的人员岗位配置为：

5.1接待对口人：提出接待需求，并协调接待负责人实施接待，接待结束后负责接待信

息反馈与评估及接待文稿撰稿。

5.2接待负责人：制定接待计划、承担接待工作，负责填写《来访接待总结表》，作为总协调人，对此次接待效果负责。

5.3各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置、讲解人员、摄影

撰稿人员等等。）

6接待级别标准

根据来宾的重要性、相关职务级别及来访目的性等将接待标准划分为一级、二级、三级。三种级别如下：

级别

接待标准

接待人员

一级

1、迎接：总经理、副总经理、行政总监在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。

2、参观：总经理、副总经理、行政总监陪同，由讲解员介绍公司基本情况以及产品相关信息。

3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、点心摆放于接待室。根据需要制作客人席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

4、用餐标准及下榻宾馆标准：总经办根据情况预定。

5、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游路线。

6、行政部根据情况购买礼节性礼品。

总经理、副总经理、行政总监

二级

1、迎接：由行政部人员及接待接口人到公司门口迎接，引导来宾。

2、参观：副总经理、行政总监、相关部门经理陪同，由讲解员介绍公司基本情况以及产品相关信息。

3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁

室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。

4、用餐标准及下榻宾馆标准：行政部根据情况预定。

5、行政部根据情况购买礼节性礼品。

副总经理、行政总监、相关部门经理

三级

参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由讲解员

绍公司基本情况以及产品相关信息。

2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。

3、用餐标准及下榻宾馆标准：行政部根据情况预定。

相关对口的部门经理及人员

7来访接待注意事项

7.1.接待注意事项：

7.1.1接机

7.1.1.1举的接机牌应该有公司名、人名和欢迎辞。

7.1.1.2客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。

7.1.1.3接机用车根据业务和客人的重要性确定。

7.1.2用餐（根据情况选定餐厅）

饭桌上谈业务是中国的特色。顾客定方向，主人定消费额度。菜的个数应该比人数多

一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进行

小改动。

7.1.3酒店