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档案管理制度

第一节总则

第一条目的

为加强公司档案信息资源管理，确保各类档案完整、准确、清晰、安全，保障档案管理工作更好地为生产、经营等各项工作服务，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门及所属各分、子公司（以下简称“公司”），适用业务范围从归档管理、档案保管、档案借阅以及到期档案的销毁。

第三条定义与释义

（1）档案：指公司在工作中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料；

（2）档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等活动；

（3）案卷：由一组关系密切的单份文件组合而成的档案保管单位；

（4）件：归档文件的整理单位，如正文与附件为一件，原件与复制件为一件等；

（5）案卷目录：登记的题名及其他特征，并按卷号次序编排而成的一种档案目录；

（6）卷内目录：登记案卷内文件材料名称及其排列次序的表格，排列在卷内文件前；

（7）归档文件目录：归档文件应依据分类方案和编件号顺序编制目录；

（8）全引目录：将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的次序编排而成的一种目录；

（9）档号：档案室在档案整理过程中对档案的编号。档号通常包括全宗号、目录号、分类号、案卷号、序号；

（10）全宗号：指定给立档单位的编号（如：北京公司的缩写BJ）；

（11）目录号：全宗内案卷所属目录的编号（部门第一个字母缩写，如：行政部XZB）；

（12）分类号：是档案分类类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序；

（13）序号：同一分类号下的案卷小流水号。

第二节归档文件范围

第四条文书档案

（1）公司以红头文件印制的各类公文文体材料；

（2）公司下发的各类管理规定、流程与制度；

（3）公司与有关部门或单位签订的各类合同、契约、协议等；

（4）公司举办的重要活动的资料；

（5）新闻媒体宣传本单位的新闻、通讯报道等资料；

（6）公司各类项目的立项报告、申报材料、上级批复、发展规划等资料；

（7）会计档案与人力资源档案的存档范围由财务部、人力资源部界定，作为本制度的附件。

第五条实物档案

（1）各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌及各类奖励证书；

（2）有关团体或人员来单位进行公务活动中所赠礼品等；

（3）有关生产、经营、管理等方面所取得的各类资质证书与证件等，包括但不限于以下资料：公司的土地证、房产证、营业执照、环保证、排污许可证、消防合格证等所有公司资质证明、公司所做的咨询报告、市场调研报告等。

第六条音像档案

（1）政府部门和行业协会参观活动形成的音像资料；

（2）表彰、庆祝、年会、员工活动及其他具有纪念意义的音像材料；

（3）共识会、经销商大会、党团工会组织的代表会议等的音像材料；

（4）公司拍摄的宣传片与广告片；

（5）其他具有保存价值的照片、音像材料等。

第三节文件规档规范

第七条公司各单位应认真收集和积累本单位归档范围内的文件材料，按规定要求移交档案室，做到应归档的必归档。

第八条归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译文件一起归档。

第九条文件材料归档前，档案员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并给予出具档案接收凭证。

第十条档案归档时间要求

（1）实物档案获得后一周内向档案室移交归档

（2）电子与音像档案在工作完成后一周内向档案室移交归档

（3）文字档案按月进行移交，当月档案必需于当月移交归档。

第四节档案保管规范

第十一条公司在办公区域设置档案室一间，档案室由行政部负责管理，档案室钥匙由行政指定人员保管。

第十二条公司所属各单位根据档案性质或单位不同，可分别在档案室内设立档案柜，档案柜的钥匙可由各部门指定人员保管。

第十三条为规范部门档案工作的贯彻实施，各单位应设立一名兼职档案人员，负责做好本部门的档案工作。

第十四条各单位兼职档案人员职责为：将本单位保管的档案资料的名称与数量汇总交公司行政备案，档案增加时应及时更新备案。各部门指定的档案保管人员变更时，应有交接记录，交接记录交给行政档案室管理人员。

第十五条公司行政部档案人员职责为负责收集、整理各部门提供的档案资料的明细，并核对明细与实物是否相符，对各部门立卷归档工作进行指导和监督，定期检核各部门档案资料是否及时归档、档案资料是否完整等各项工作。

第十六条行政部门对未按规定执行档案管理工作的部门下发整改通知书，如仍不能按照规定执行，将追究相关部门一阶主管责任。

第十七条档案交给行政负责的档案柜直接保管的，由行政档案员提供回执单；如交给部门在档案室内的档案柜保管的，由所在部门档案员提供回执单；回执单是档案已存档的证明，已存档资料的丢失由档案保管人负责，未存档资料的丢失由所属部门负责人负责。

第十八条存放档