第二讲 Excel应用技巧(2、数据分析).pptVIP

第二章数据分析一、排序与筛选单列内容排序：光标移到所要排序列的任一单元格→“升序”“降序”钮多列内容的组合排序：“数据”中的“排序”→对话框中：主要关键字、次要关键字、第三关键字、递增、递减对超过3列的数据排序：在多列表格中，先被排序过的列，会在后面按其他列为标准的排序过程中尽量保持自己的序列。因此，对多列进行排序时，要先排序较次要的列，后排序较重要的列。（例子1）按笔划排序：默认情况下Excel对中文字的排序是按“字母”顺序的，然而中国人习惯按笔划排序：单击数据区域→“数据”，“排序”，“主要关键字”为“姓名”，排序方式为升序→单击“选项”钮，单击方法区域中的“笔划排序”，确定→确定。（例子2）一、排序与筛选按照特定的顺序排序：如按职称或职务高低排序。创建一个有关职称或职务大小的自定义序列→单击数据区域→“数据”，“排序”，“主要关键字”为“职称或职务”，排序方式为升序→单击“选项”钮，“自定义排序次序”中选职务（职称）序列，确定→确定.（例子3）按行来排序：如果工作表的字段名不是在第1行，而是在A列，就需要按行排序：选定A列以外的数据区域→“数据”，“排序”，单击“选项”钮，单击方向区域中的“按行排序”，确定→“主要关键字”为“行1”，排序方式为升序，“次要关键字”为“行2”，排序方式为升序→确定.（例子4）一、排序与筛选按字符数量排序：如制作歌曲清单时。需要借助辅助列来完成。在一空白列（如C列）的C1中输入“字数”作为列标题→C2输入公式：=LEN(B2)，并复制此公式到C3:C16区域→单击C2，单击工具栏上的“升序排列”钮→删除C列。（例子5）随机排序：方法同7，只是需要把C2中的公式改为：=RAND()。排序字母与数字的混合内容：如A列中是A122、B38、C6等内容，需先比较字母的大小，再比较数字的大小。在辅助列C1中输入：=LEFT(A1,1)RIGHT(“000”RIGHT(A1,LEN(A1)-1),3)，其他步骤同7。（例子6）一、排序与筛选排序时的注意事项如果需要排序的数据区域不是标准的数据列表，且包含空格，则在排序前需手工选择整个数据区域数据区域中包含有格式化为文本的数字时，须先转换为数值型数字，方法为：单击工作表中任意空单元格，Ctrl+C→选定有文本型数字的列→“编辑”，“选择性粘贴”中选择“加”项→确定排序区域包括合并单元格，并且合并单元格的大小不相同，则不能进行排序，需要取消合并所有已合并的单元格，然后才能排序一、排序与筛选使用自动筛选器查找记录：“数据”→“筛选”→“自动筛选”→单击筛选器箭头→选择条件或选择“自定义”高级筛选：如果要选择包括一列中的多个条件或多列中的多个条件，用此。在相邻单元格中输入筛选所需的条件→单击清单中任一单元格→数据→筛选→高级筛选→“条件区域”中输入条件区域→确定.（例子7）同时满足的条件(与)语文数学60=60条件为或者关系(或)语文数学60=70一、排序与筛选在受保护的工作表中使用自动筛选：单击工作表区域→“数据”，“筛选”，“自动筛选”→“工具”，“保护”，“保护工作表”，“允许此工作表的所有用户进行”中勾选“使用自动筛选”项→确定。（例子8）二、分类汇总与数据透视分类汇总对一系列数据进行多级小计、合计等分类汇总统计对分类字段进行排序（如部门）→单击数据表任一单元格→“数据”，“分类汇总”，“分类字段”中选“部门”，“汇总方式”中选“求和”“选定汇总项”中选“金额”，勾选“汇总结果显示在数据下方”，确定→数据进入分类显示模式，在此模式下，单击不同显示级别所对应的按钮，显示不同级别的数据。（例子9）二、分类汇总与数据透视分类汇总结果的复制如果想把汇总结果复制到其他工作表，往往把明细数据也复制过去了，而不仅仅是汇总结果选定汇总结果→按F5键调出“定位”对话框，单击“定位条件”钮，选“可见单元格”，确定→Ctrl+C→光标定位到其他工作表的单元格→Ctrl+V。（例子9）二、分类汇总与数据透视多字段分类汇总只需要按照分类次序，多次执行分类汇总即可对分类字段进行排序（“数据”，“排序”，主关键字为“部门”，升序，次关键字为“业务员”，升序，确定）→“数据”，“分类汇总”，“分类字段”中选“部门”，“汇总方式”中选“求和”“选定汇总项”中选“金额”，勾选“汇总结果显示在数据下方”，确定→“数据”，“分类汇总”，“分类字段”中选“业务员”，“汇总方式”中选“求和”“选定汇总项”中选“金额”，取消勾选“替换当前分类汇总”，确定。（例子10）二、分类汇总与数据透视多层次的数据浏览虽然数据分类汇总后，可以分级显示，但不进行