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人力资源信息化管理办法

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人力资源信息化管理办法

总则

目的及依据

为规范和加强办公室对集团公司EAS-HR系统的应用和管理，提升人力资源标准化管理、流程化操作，防范管理风险，确保信息准确、完整，为学院人才管理和决策提供详实有力的信息，根据集团公司的相关要求，结合学院实际，制定本办法。

适用范围

本办法适用于学院办公室规范操作EAS-HR系统的管理。

定义

本办法所称操作用户，是指学院办公室操作HR系统的教职工。

职责与权限

学院办公室负责学院HR系统管理：

按照集团公司要求，制定和完善学院HR系统管理办法；

指导本部门人员应用HR系统，完成相关HR业务模块操作；

负责审批各操作用户提交的权限申请、权限变更、权限撤销、数据修改、更新等的申请单；

负责审核学院信息，并对HR系统中录入的信息的真实性、准确性、完整性和及时性负责；

负责检查、监督HR系统客户端的使用、管理、维护工作；

负责协助集团做好对系统应用人员的培训工作。

系统管理员（兼）主要职责：

协助集团公司HR系统管理员与学院应用系统进行对接相关工作；

人力资源信息化管理办法全文共1页，当前为第1页。负责解决操作用户在使用HR系统中出现的问题，对解决不了的问题及时向集团公司人力资源部门反馈；

人力资源信息化管理办法全文共1页，当前为第1页。

定期对HR系统的数据库进行定期检查，发现问题要及时处理并反馈集团公司，保证系统稳定运行及数据安全。

学院严格按集团公司HR系统用户的角色（组织管理、教职工管理、合同管理、时间管理、薪酬管理、培训管理、招聘管理和社保管理等）要求进行学院办公室人员的相应模块的工作分配。学院办公室HR系统操作用户的主要职责：

按集团要求，按时按质完成职责内模块数据的录入工作；

负责职责功能内权限申请与变更，数据修改与更新；

负责录入数据的安全性，未经学院领导同意，不可随意查阅数据；

负责本人HR系统操作密码的安全性，密码只能本人使用不得告之他人。

功能及使用

组织管理：

学院组织机构及职位设置管理，由管理员按照学院机构调整文件，对学院组织机构及职位进行设立，变更，合并，撤销等操作，并申报集团公司批准。

教职工管理：

学院从业人员基础信息，教职工异动，报表统计等管理；由管理员负责，定期更新教职工基础信息，按照学院人员变动情况，及时调整。按要求对学院人员情况进行统计，形成相关人事报表。

合同管理：

人力资源信息化管理办法全文共2页，当前为第2页。学院在册教职工合同管理，由管理员负责录入相关合同文本信息，并进行编号，在教职工合同到期时，应及时开展劳动合同续签工作，并对系统信息进行更新。

人力资源信息化管理办法全文共2页，当前为第2页。

薪酬管理：

学院从业人员薪酬业务管理；由管理员负责，设置学院薪酬方案，对教职工定薪定级，定期上报集团公司工资总额计划，并按学院薪酬发放情况，定期计算，结转教职工工资，打印工资报，并按照学院要求统计相关薪酬报表。

招聘管理

管理学院招聘流程由管理员负责，设置学院招聘活动并开展，对新教职工简历录入及更新，跟进面试阶段，记录面试情况及结果，上报学院领导及集团公司审批，形成相关报表。

培训管理

记录学院培训管理情况，由管理员负责，编制培训计划上报集团公司，设置培训体系，相关课程、讲师等，开展培训活动并记录情况，根据学院培训情况定期更新，检查，对培训结果进行总结分析并记录，形成相关培训报表。

系统安全管理

未经集团公司系统管理员许可，任何人不得在HR系统上安排编译软件和其他与系统运行无关的程序。如果因系统运行需要必须在EAS系统上安排或运行软件、程序、脚本、补丁等，须在系统管理员处进行备案。

HR系统涉及的各类数据和信息未经学院办公室负责人批准，任何操作用户不得转移、外借、公布和使用。

人力资源信息化管理办法全文共3页，当前为第3页。各操作用户在使用过程中发现任何问题应及时告知上级主管部门。凡利用系统功能漏洞、故障等操作生成违反学院人力资源管理制度的相应业务单据，一律视为无效单据和业务。

人力资源信息化管理办法全文共3页，当前为第3页。

HR系统操作用户在权限范围内所知晓的保密信息，应根据集团公司和学院保密管理工作要求履行保密义务。保密信息包含但不限于：教职工个人基础信息、学院人才信息、薪酬信息等涉及学院和个人的相关信息。

操作用户在使用系统时必须做到：

不授权他人使用本人的用户名和密码登录HR系统；不使用未经安全确认的存储介质在装有HR系统的计算机上进行文件交换；不在HR系统终端机安装非办公软件；不将HR系统软件包拷贝至非学院用户计算机；不向非学院人员透露服务器端口设置信息。

HR系统操作用户因故离开工作岗位（计算机）、暂不使用HR系统时须关闭EAS系统，避免他人使