会议管理制度.doc

会议管理制度

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会议管理制度

总则

1.1为进一步规范会议管理，根据公司的有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

1.2总经理办公室（以下简称总经办）是我公司各类会议的归口管理部门、负责公司的大型会议、重要会议及上级部门在我公司召开会议的组织承办与指导协调。

1.3所有会议要严格按公司会议计划统一安排。如遇到重大节日或特殊情况需要改变会议时间等有关内容，会议承办部门须提前通知应到会的全体人员。

1.4所有会议都要体现效率和质量的原则，尽量开短会，议深、议透，避免偏离会议主题。

1.5公司上下要全力支持和配合总经办及承办部门的会议组织和筹备工作。

2适用范围

本制度规定了公司会议管理的具体办法，适用于公司各部室、公司、车间。

3会议组织与筹备

3.1承办部门根据公司会议计划安排，做好会议方案的详细策划（主要包括会议时间、地点、参加会议人员及会议内容等）有关工作，由分管领导审批后上报总经办。

3.2承办单位根据已审批的会议方案，可采用书面、电话两种形式下发会议通知，并做好通知记录，要及时落实参加会议人员。同时，准备好相关的会议资料，发到与会人员。

会议管理

4.1与会人员要合理安排好会议期间的正常工作，不得以工作忙为由不参加会议。如有特殊情况，应到会人员不能参加会议的，须事先向召集会议的领导请假，批准后安排本部门合适人员代替参加。

4.2与会人员应按时到会，并主动在《会议签到薄》上签到，迟到5分钟及以上时间的，需得到主持会议的领导同意后，方可进入会场。会议期间，与会人员不准在会议室内走动（会议工作服务员除外），不准在会议开始后20分钟内出会场，不准提前退离会场。

4.3会议主持人要严格按照会议时间提前2分钟进入会场。主持人如因事不能出席会议，须提前一天指定会议主持人，并报经参加会议的主要领导批准。

4.4会议纪律要严肃、不准看与会议无关的资料、不准做与会议无关的事情。手机、BP机一律关机。

4.5要严格对与会人员到会情况的考核，无故不到者每次罚款100元，无故迟到的每次罚款50元，会议通知失误，视其情况，罚承办单位100—300元。会议无故未按时召开的，罚承办单位100—300元。

4.6与会人员不准交头接耳，应认真作好会议记录。

4.6主办单位要做好会议服务与记录，需下发会议纪要时，应及时编写好会议纪要，经总经办主任审核后，报分管副总签字下发到各部室、公司、车间。

会议室的使用

5.1各部门因工作需要使用会议室时，需提前2小时向总经办提出申请。总经办统一安排，防止会议发生冲突。

5.2各部门使用会议室时要作好记录，要爱护会议室内桌、椅等其他物品。

5.3会议结束后，组织部门要清点物品，关灯、关好门窗。

5.4部门举办大型会议所需制作条幅等物品时，提前一天与党工部联系，由党工部统一制作。

会议落实与检查

6.1会议确定的意见原则上都要有量、质、期的要求，由会议承办单位及总经办负责逐项落实，并及时向公司领导反馈落实情况。

6.2总经办要加强会议文件的管理，做好会议文件销毁及整理归档，并及时予以处理。

7本制度由总经办制定并负责解释和监督考核。