记录文件管理准则.doc

XX电缆有限公司

种类：管理准则

版次：A/0

编号：

名称：

记录文件管理准则

总

页数

3

页

数

1

编制

校对

审核

审批

审批日期

发放号

修改记录

记录

编号

修改生效日

修改页

修改内容及理由

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审核

审批

种类：管理准则

版次：A/0

编号:

名称：

记录文件管理准则

总

页数

3

页

数

2

1目的

记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分。鉴于记录的重要性，特制定本准则，规定XX电缆有限公司（以下简称为XX电缆）质量记录表格的设计、标识及质量记录的贮存、保护、检索、保存期限和处置，为质量管理体系的有效运行和持续改进提供可靠的证据，并全面反映产品质量形成的过程和结果。

2适用范围

本准则适用于XX电缆的质量记录的管理。

3职责

3.1质管部

3.1.1负责协调全公司的质量记录表格，对各部门质量记录表格的使用情况进行监督和检查。

3.1.2负责对各部门质量记录表格进行统一标识。

3.1.3负责质量记录表格的组织审批、督促使用、作废、组织更新和整理。

3.2企管办

负责全公司质量记录表格的归档备案。

3.3各部门

3.3.1负责确定、修改本部门质量记录表格的格式。

3.3.2负责本部门所使用质量记录的填写、收集、分类、整理、归档、保管和统计工作。

4工作流程

4.1质量记录表格设计

各部门按职责范围设计本部门所需的质量记录表格，确定格式，确保其系统性、协调性和可执行性，设计目的明确，保证能够准确地获取所需的质量信息。

4.2质量记录表格标识

4.2.1各部门对本部门编制的质量记录表格进行汇集，经本部门负责人审核后，向质管部提交书面版本和电子版本。

4.2.2质管部按质量管理体系的要求审核各部门的质量记录表格，并对其进行标识、登记，包括表格名称、表格编号、版本号、单号、页号等，以便于归档、检索和查阅。

4.3质量记录表格审批

4.3.1质管部将质量记录表格提交相关人员会签、管理者代表审核后报总经理审批，并将已审批的质量记录表格原件汇编成册后交企管办资料室备案。

4.3.2各部门应对本部门新版质量记录表格的启用时间作出规定并通知相关使用部门。

4.4质量记录表格变更

4.4.1因故须增加、更改或撤销质量记录表格时，由申请部门填写《文件更改通知单》，附上变更后的质量表格的书面版本，经申请部门负责人确认后，将电子版本提交给质管部，由质管部提交管理者代表审核后报总经理审批。

4.4.2由申请部门对变更后质量记录表格的启用时间作出规定，质管部更新变更后质量记录表格的电子版本，并将变更信息和变更表格样稿以书面或电子版本通知各部门，通知中注明启用时间，原质量记录表格作废，确保工作现场使用现行有效的质量记录表单。

4.4.3质管部应将变更后的书面版本及《文件更改通知单》原件提交企管办资料室备案，由资料室更换原记录表格的原件。

4.5质量记录的收集

生效日期

修改生效日期

种类：管理准则

版次：A/0

编号:

名称：

记录文件管理准则

总

页数

3

页

数

3

4.5.1各部门应确定各质量记录的管理人员，负责各质量记录日常的收集、整理、归档。

4.5.2各部门应将本部门的质量记录按标识分类，并以时间先后顺序进行整理。

4.6质量记录的保管

4.6.1由专人负责妥善保管本部门的质量记录，应确保质量记录的完整、整洁、清晰、归档合理、保管有序，质量记录的数量比较多的，应分月装订，年成册，于封面上注明记录的名称、编号和具体时间周期，以作为检索和识别的标识。

4.6.2保管场所应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，存放方式应便于检索和存取，并做好预防火、防潮、防蛀、防鼠害、防变质、防损坏、防丢失等工作。

4.7质量记录的检索、保存期限

4.7.1各部门应建立本部门的《质量记录清单》，明确本部门应管理的质量记录项目和管理职责，质管部应建立公司质量管理体系的《质量记录清单》，以便于检索和查阅。

4.7.2各部门在变更质量记录表格时，应及时向质管部递交更新后的《质量记录清单》的电子版本，由质管部更新公司的《质量记录清单》。

4.7.3各部门应确定各记录的保存期限，一般质量记录保存期为三年，重要的可长期保存。

4.8质量记录的借用和复制

本公司内部人员需借用、复制时，必须经记录所属部门负责人审核同意；外单位需借阅、复制时，必须经管理者代表审核同意，并在《记录文件借用、复制登记表》作好相关记录。

4.9质量记录的处置、销毁

各部门应定期对本部门质量记录进行检索，对