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办公自动化系统在医院发文管理中的应用

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柳琳璠赵红梅张贺郭静竹

【摘要】医院发文是医院传达重要通知、向上级部门报告请示的重要载体，但当前多数医院仍采用传统纸质模式管理院级发文。本文以某三甲医院OA系统发文管理为例，通过对发文管理系统建设情况介绍，采用问卷调查的方式对使用人员进行调查，探讨办公自动化运用至发文管理的方式方法、优势和有效经验，拟对医院提升发文管理工作效率提供参考。

【关键词】发文管理;办公自动化;系统;应用

医院行政管理工作一直以来是服务临床、保障医院运营的重要组成部分。近年来，医院业务持续增加，行政管理工作持续高负荷运转，因此提高行政效率、改进工作流程尤为重要，办公自动化系统（以下简称OA系统）不仅体现了办公便捷的功能，还成为工作人员之间协作的重要载体。医院发文是医院传达重要通知、向上级部门报告请示的重要载体，但当前多数医院仍采用传统纸质模式管理院级发文，利用OA系统进行管理较少，文章以某三甲医院OA系统发文管理为例，探讨如何在办公自动化的基础上改进工作流程，为各医院提升发文管理工作效率提供参考。

一、发文管理系统建设

医院OA发文管理系统，于2015年启用，运行4年以来，不断进行改进和完善。在现有OA系统中，根据医院公文管理规定，设立发文管理栏目，主要分为“发文拟稿、发文管理、发文查询”三大类别，根据操作方便，增设“发文待办”“发文修订”“我参与的发文”等栏目。公文发起处室是第一责任部门，处室负责人是第一责任人。各类别主要功能如下：

（一）发文拟稿。用作发文起草，进入发文流程，发文拟稿模块与办公软件Word相结合，根据实际需求修改文件内容，不受外界影响。拟稿人添加“发文拟稿”选项，填写发文首页相关信息，在“编辑正文”中根据拟发文类型选择相应模板，按照模板格式撰写公文。撰写完毕提交系统，系统将自动跳转至处室负责人审核。处室负责人审核完毕后提交系统，系统将依次至党委院长办公室（以下简称“党院办”）发文管理员、副主任、主任分别对公文的格式及办文流程规范性进行审核。在核稿中，对于不符合发文规定或问题较多的文稿，党院办可将文稿退回至发起人修改。以上环节全部审核通过后，由党院办发文管理员依照医院公文管理规定，对公文进行编号、排版、校对、印制公文首页，报送院领导签发。对于修改较多的文稿，党院办与发起部门沟通一致后再送签。院领导提出需要进一步协商的文稿，由党院办提出意见，退发起部门修改或重办。院领导签发后，党院办发文管理员印制公文、用印、分发、存档，并在系统中提交。至此，发文管理系统流程完毕。

（二）发文查询。可通过发文字号、标题、公文种类、科室，对已完成的发文进行查询，作为线上的文件存档功能。采取自动化办公后，发文的日常整理以及资料的查找便可以依靠计算机自身强大的记忆功能进行信息的提取、保存，降低文书查找的难度。

（三）发文管理。可通过发文字号、标题、发文状态、起草部门、起草人、起草日期，对当前已提交至系统中的发文进行浏览，与发文查询功能不同，管理功能可对发文状态进行查看，即“未发起”“处理中”“暂存”“完成”。

二、医院工作人员对发文管理OA系统的调查

（一）基本情况。医院发文管理系统用户为34人。采用全样本调查，发出问卷34份，收回31份，回收率91%。被调查人员中，男性占25.8%，女性占74.2%;35岁及以下人员占77.4%，35岁以上人员占22.6%;工作年限5年及以下占19.3%，5年以上10年及以下占54.8%，10年以上占25.9%;学历方面，博士占12.9%，硕士占61.3%，本科占25.8%。

（二）满意度调查。被调查者对发文管理整体情况较为满意（各项满意度均大于70%）。其中满意程度最高的是，有85.81%的人员认为与无管理系统时相比发文管理系统对管理工作更加有帮助;79.35%的人员对发文管理系统出现问题后的解决情况满意;78.71%的人员对发文管理系統的及时性满意;对工作态度满意度较高，分别有79.35%和78.06%的人对发文审批部门和发文执行部门工作态度满意。相较以上方面，工作人员对发文审批和发文执行的工作效率满意度较低，为71.61%和72.26%。详见“表1”。

三、系统优势分析

在医院发文管理系统运行一段时间后，根据调查发现，行政办公流程更加清晰，信息化的优势逐渐凸显，调查结果显示，行政人员对信息化办公系统在发文管理中起到的作用满意程度较高。传统管理模式下，医院公文处理主要依靠人力完成，这种方式不仅效率低，而且很容易出错。与纸质公文相比较，将办公自动化运用至发文管理中，可有效提高工作人员的办公效率，审批时间减少，避免了未按流程审批、文件遗失、传送不及时等诸多问题，同时查找方便，省去人员大量翻阅资料的时间精力等，主要有以下4点优势：

（一）发文格式规范化。具有高