18.CM-QP-HQ-004 記錄管制程序1.4OK傳 .docVIP

文件名稱

記錄管制程序

文件編號

CM-QP-HQ-004

制定部門

品保部DCC

制訂日期

2003/09/12

版次

1.4

適用區域

集團

修訂日期

2017/06/26

總頁數

4

管制文件，嚴禁翻印Controldocument，Can’tbecopy

修訂履歷表

項次

修訂日期

頁次

版次

修訂說明

備注

eq\o\ac(△,1)

2009/

1-3

1.1

1.制定部門變更為品保部DCC

2.ISO9001版本升級,修改第3大條文內容.

eq\o\ac(△,2)

2014/07/01

所有

1.2

增加ISO/TS16949要求，增加3.4、7.3.5項

3

2016/03/11

all

1.3

刪除原7.3.4記錄的涂改，修訂7.7項記錄保存期限，修訂7.9記錄的印刷要求

4

2017/6/26

1

1.4

增加ISO9001/14001：2015版、IATF16949:2016版及IEQCQC080000:2017版要求，主要修訂第3點、7.7點

核準

審核

制訂

陳文宗

鐘建豐

肖珍

文件名稱

記錄管制程序

文件編號

CM-QP-HQ-004

制定部門

品保部DCC

制訂日期

2003/09/12

版次

1.4

適用區域

集團

修訂日期

2017/06/26

頁次

PAGE2

目的：

提供符合客戶要求、法律/法規要求和品質環境管理系統要求之有效運行的證據。

範圍：

適用於本公司品質環境系統運行的各項執行記錄與報告,系統外的記錄亦可參照本規定執行。

eq\o\ac(△,1)依據：

ISO9001《質量管理體系—要求》第7.5.3條。

ISO14001《環境管理體系—要求》第7.5.3條。

IECQQC080000《有害物質過程管理體系—要求》第7.5.3條。

IATF16949《質量管理體系—要求》-汽車生產件應用技術規范第7.5.3條。

職責：

DCC：負責編寫本公司的《記錄總覽表》(附件一)及對所有記錄所使用的空白表單進行管理。

各部門：負責本部門內之記錄填寫、標識、收集、存檔、保管、貯存和過期記錄之處理。

名詞定義：無。

流程圖:無。

作業说明：

記錄總覽表的編制：

DCC負責編制《記錄總覽表》(附件一),包括記錄名稱、編號、保管部門、保存期限，該《記錄總覽表》(附件一)記錄全公司所有受控表單的狀態。

記錄總覽表之變更

各部門之記錄表單不得隨意更改內容格式,需提出相應的變更需求方可變更.任何記錄表單版本變更,DCC需及時更新表單之版本狀態於《記錄總覽表》中.

記錄的填寫：

各部門的記錄由相關人員在實際工作中填寫,由負責人員審核或核準。

各類記錄填寫人員必須依記錄格式填寫各項內容,字跡清晰、數據正確、簽名，日期

文件名稱

記錄管制程序

文件編號

CM-QP-HQ-004

制定部門

品保部DCC

制訂日期

2003/09/12

版次

1.4

適用區域

集團

修訂日期

2017/06/26

頁次

PAGE3

填寫完整。

eq\o\ac(△,1)所有的記錄都是真實的記載本公司品質環境有害物質管理體系運行情況的客觀證據,不允許偽造或失真。

所有的記錄必須滿足法律、法規和顧客的要求。

記錄的收集與存檔：

各部門應按記錄所屬性質,加以收集分類、編號、存檔、如有必要時建立目錄索引以便查閱。

記錄的標識：

記錄經相關人員收集；需依實際情況歸檔於檔案夾內；此時應於檔案夾之最明顯處，標識記錄之名稱。

如相同類的記錄有二個以上檔案夾時，應給予編列序號或日期給予區別，以利尋找。

記錄超過一定數量，且尚未過保存期限，需打包後，貯存於倉庫中,此時必須打包之記錄上標識記錄名稱,記錄之時間及記錄之有效保存期等。

記錄的保管與貯存：

記錄之保管分兩大類：

第一類為現用檔：指仍在使用狀態，大部份以活動檔案方式，留置於使用者工作場所。

第二類為備用檔：指已作業完成，為保留備查之記錄通常以固定式檔案集中置於適當之場所。

記錄貯存於檔案、倉庫或電子媒體時，須考慮適宜的環境,包括：

防止被偷拿(必要時得加鎖)

防止曝晒、防止潮濕、防止蛀虫等

須有清晰的標識，以利尋找

記錄的保存期限

記錄的保存必須滿足政府、安全和法規及顧客的要求，當有這種要求時，公司應按政府、安全和法規及顧客的要求進行記錄保存之作業。

政府檔、法律法規要求按照相應的要求保存；

管理評審相關記錄保存期限不少于3年；

內部審核相關記錄保存期限不少于3年；

各生產件