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基于价值链的本科学生档案管理三阶段分析

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朱红杨莎莎闫雪

摘要：本文按照档案移交的时间序列，将本科学生档案分成三个阶段的档案：入校前档案、入校后档案、毕业时档案，三阶段档案工作的延伸为转递工作。然后采用价值链分析方法，分析了本科学生档案管理的基本活动、辅助活动和外部活动，以及这些活动构成的基本价值链、管理制度价值链、管理决策价值链。最后，站在系统工程的角度，分析了本科学生档案管理的系统价值链，更好地体现本科学生档案的自身价值及其管理的附加价值。

关键词：学生档案管理;价值链;三阶段分析;档案工作;系统工程

自迈克尔·波特提出价值链分析方法以来，该方法被广泛应用在经济管理各项研究中。价值链分析的基础是价值。[1][2]价值链主要是企业在创造价值期间所产生价值活动的总称。[3][4][5]价值链分析方法运用系统性方法，提升竞争优势。学生档案系统也是由各项价值活动相互作用而成的系统，因此，适于用价值链方法分析。

1基本活动构成的三阶段管理基本价值链

1.1三阶段本科学生档案。本科学生档案从时间序列来看，分成三个阶段的档案：入校前档案、入校后档案、毕业时档案。

1.1.1入校前档案。入校前档案是高校本科学生档案的初始档案，包括高中档案、高考档案和入团档案，其重要性在于这些档案是反映个人简历、家庭状况、学习状况、健康状况、品德、奖惩、诚信、社会实践等情况的凭证和依据，在学生工作之后，如果缺失就无法弥补。

其中，高中档案主要指普通高中毕业生登记表，围绕着普通高中毕业生登记表，还有学习成绩表、体能测试表、社会实践表等档案，高中档案与本科生在校档案相比，完整性相对较差，也没有统一标准，各个省份高中档案的名称和内容也有较大的差异，例如，天津的高中档案相对较为完整，档案分散，但是涉及高中毕业生的各个方面。山西则一个综合发展报告，就涵盖了高中档案的各个部分。高考档案是高中生报名参加高考到院校录取过程中形成的档案，分为来自生源地的档案和本科生入学之后本校教务处或者招就处等招生管理部门提供的档案，这些档案主要是高考报名表、高考体检表、高考成绩表。入团档案是团组织工作中形成的档案，主要指中国共产主义青年团入团志愿书。

1.1.2入校后档案。入校后档案是学生档案管理的中间档案，是本科生在校四年的动态档案，主要包括入党材料和奖惩材料。目前关于在校档案收集范围的研究，有扩大的趋势，提出增加学生的个人信贷情况等诚信档案、通过心理咨询测评等形成的心理素质档案、各种专业或职业资格考试等技能档案，[6]全面反映本科生在校期间的学习经历和成长经历，以及政治表现、思想品德、身心健康、社会实践、公益活动、技能水平、奖惩情况、自我评价、学校鉴定等[7]情况，为用人单位选拔合适的人才提供依据。

扩大在校档案的收集范围，有其必要性和可行性，如果高中档案都要征集品德、奖惩、诚信、社会实践等材料，本科生档案更应该扩大征集范围。

1.1.3毕业时档案。毕业时档案是本科学生档案管理的终极档案，是本科生毕业前入档的静态档案，主要包括学籍登记表、学生成绩表、学籍卡、毕业生登记表、学位授予材料等学籍材料，双学位材料，派遣证白联，考研调档函，以及体检表、党员材料、各种优秀表等材料。其中，比较关键的学籍档案是毕业生登记表、学籍卡、学生成绩表、学位授予材料。入党材料是随时移交的，入校后可以逐年移交，也可以在毕业时统一移交，而且在毕业时必须移交。

根据作者的调研，高校不是很重视高中档案，从高中转来什么材料，就是什么材料，缺失也不会通知本科生，有的高校甚至将高中档案登记在册之后，马上密封，等待毕业时不拆封就直接装入本科生档案袋。因为毕业时档案是“三龄两历”认证和干部选拔任用、定岗、定级、晋级的重要材料，高校档案管理部门和接收流动人员档案的人才市场很重视毕业时档案。

根据作者调研，人才市场接收流动人员档案基本要求是毕业生登记表、学籍卡、报到证、转递通知单，这些基本要求的档案都是毕业时档案。

1.2三阶段档案管理基本价值链。本科学生档案的管理就是围绕入校前档案、入校后档案、毕业时档案三阶段档案管理进行的，因此，入校前档案管理、入校后档案管理、毕业时档案管理这三阶段档案管理，是本科学生档案管理的基本活动，这些基本活动构成了三阶段管理基本价值链。由于这些基本活动是按照档案管理的时间序列分阶段的，因此三阶段管理基本价值链本质是三阶段时间序列价值链，是本科学生档案管理基本价值链，构成这条价值链的节点或者环节，就是三阶段档案的管理。

三阶段档案管理基本价值链的横轴是时间序列，也就是入校前、入校后、毕业时，纵轴则是价值所在，也就是入校前的高中档案、高考档案和入团档案，入校后的入党材料和奖惩材料，毕业时的学籍档案、双学位材料、派遣证白联、考研调档函。

1.3三阶段基本价值链的延伸