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大数据时代下关于纸质档案向电子档案转化的探讨

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周丽亚

摘要大數据时代下，传统的档案管理不仅消耗了大量人力、物力成本，同时也占据了大量的存储空间。而面对海量的档案信息以及复杂大数据环境，档案管理也面临着极大的困难与挑战。因此，将纸质档案转化为电子档案已迫在眉睫。基于此，本文笔者首先阐述了纸质档案向电子档案转化的必要性，然后就大数据时代下纸质档案如何向电子档案转化展开探讨，以供参考借鉴。

关键词大数据；纸质档案；电子档案；转化

1纸质档案向电子档案转化的必要性

1.1纸质档案的弊端

（1）不便于保存。随着公司产品种类以及业务范围的逐年递增，档案数量及种类也逐渐增多，这无疑会给纸质档案的保存带来诸多不便。并且，纸质档案的存储介质以纸张为主，经过长时间的保存后，容易受到温度、湿度的影响，如果防霉、防虫等工作没有做好，就会直接导致档案的保存受到影响。

（2）查询难度大。在进行纸质档案管理时，对于需要查找的档案资料，要翻阅大量的文档库，并且随着存储文档数量的逐年递增，也给文档查询增加了一定的难度，消耗了档案管理人员大量的工作时间，使工作效率大大降低。

（3）人力物力消耗较多。随着档案数量以及种类的不断增多，工作内容也更加烦琐，档案管理人员大量的时间与精力都放在了档案的收集、存储与维护上，每天烦琐的工作耗费了大量的人力与物力资源，致使工作效率低，管理成本高。

（4）易损耗易损坏。由于纸质档案存储介质的稳定性较差，致使在档案查询、翻阅、复印以及传递的过程中不可避免地会受到一些人为损耗，而这些不可修复的伤害，极易导致文档信息丢失，从而影响档案的准确性，对后期的查询造成影响。并且，随着时间的推移，档案原件的纸张会出现霉变、虫蛀，字迹出现老化、模糊、褪色等现象，这些都会影响阅读效果，使档案资料的准确性受到影响。

（5）传递使用不便。纸质档案受到时间与地点的限制，在使用与传递方面有诸多不便，并且，纸质档案在传递过程中也耗费了大量时间，不利于档案资源的有效利用与实时共享。

1.2电子档案的优势

（1）提升工作效率。运用Microsoftoffice2003办公软件中的Excel与Word进行档案管理，不仅能有效整理与处理相关的数据，便于进行数据存储、统计和查询，而且还能保存大量的文本以及图片信息，并通过利用Excel中的超链接，进行信息的定位与查找，大大提高了档案管理人员的工作效率。

（2）安全性保密性高。电子档案能够对文档进行加密，确保档案的安全性。在需要查阅相关电子文档时，只需要利用智能搜索工具按照自己需要的文件信息进行检索，防止其他档案信息的无端泄露，大大提高了档案资料的安全性与保密性。

（3）便于资源共享。电子档案能够实现档案信息数据的实时共享，打破了时间与空间的限制，能够随时随地为相关人员提供一手的档案资料，大大提高了档案资料的时效性与准确性。通过档案资料的实时共享，大大提高了档案资料的利用率。

（4）便于查漏补缺。通过电子档案的自动上传与更新管理模式，能够及时对档案文件进行补充与完善，及时查漏补缺。传统的纸质档案由于存储介质的差异，以至于在需要进行查漏补缺时，需要人工找到具体文件，完成更改后再进行装订。而电子档案只需要档案管理人员利用智能检索查找到相关文件，然后对内容进行修改，实现档案信息编辑、修改的快速便捷。

（5）便于标准化管理。通过制定统一的标准，并借助计算机软件等实现电子档案的智能化管理，从而使电子档案的管理趋于规范化、标准化、统一化，这样不仅能有效提高档案管理的质量，而且能有效减轻档案管理人员的工作负担[1]。

2大数据时代下纸质档案向电子档案转化的探讨

2.1以信息资源共享为目标，注重档案信息资源的开发利用

首先，充分发挥档案管理部门的优势，构建科学完善的档案信息数据库，促进档案信息资源的有效整合，形成统一、完整的档案信息数据库系统，全面解决公司内部档案信息传递的弊端，改善“信息孤岛”现象。其次，以完善的档案信息数据库为基础，加强档案信息资源的实时共享，全面提高信息资源的利用率，挖掘档案信息更深层次的价值，使档案资源由“信息型”向“知识型”转变，充分发挥档案信息的潜在价值。另外，在档案服务上，转变以往传统的管理模式，充分利用档案管理系统，实现档案信息的全面共享，为档案需求者提供全方位的服务。

2.2以规范、统一为目标，加强电子档案标准化与规范化建设

要想实现对电子档案的长期保存与有效利用，必须建立健全档案管理的相关标准与规范。对此，我国逐步建立并完善了档案管理的相关标准与规范，为电子档案的管理提供了较为统一的管理标准与规范，为实现电子档案的统一管理提供了基础。但值得注意的是，公司应结合自身电子档案的实际应用情况，制定符合自身实际的电子档案管理标准与实施细则。此外，在相关标准与规范的制