基于物联网在档案管理中的应用研究.docxVIP

?

?

基于物联网在档案管理中的应用研究

?

?

王莉肖兴

摘?要：基于受到高职院校扩招的一定影响，使得高校近些年来的学生档案数量不断提高，其中一方面是掌握学生的相关基本情况，另一方面则会对高职院校学生的求职及未来发展造成直接性影响。在高校实际档案管理工作中有效融入物联网技术，能够实现动态管理档案，进而使其为本校学生提供更为优质的综合性服务。对此，文章将简要分析在档案管理中提高物联网应用效率的相关路径。

关键词：物联网;档案管理;应用路径

关于物联网，其是基于互联网而进一步发展的新兴互联网技术，借助信息传感设施可以实现互联网和物品之间的连接，从而达到信息通信与交换的目的，实现识别智能化、管理智能化等。因为物联网自身所具有的明显技术优势，所以被广泛地使用在物流、交通等诸多领域。在档案管理中对互联网技术应用进行深入研究，对提高档案管理工作智能化水平具有十分重要的现实意义。

一、物联网自身特征分析

第一，高度智能化。在物联网中会分布着一定规模的传感装置，通过传感装置可以对档案信息进行收集，进而有助于相关管理人员对档案内容加以充分了解，也为实现档案分类管理给予了相应的技术支撑[1]。比如，学生被获得优秀学生干部或是其他褒奖后，应该把学生获奖信息录到学生档案中。以往会需要有关管理人员首先依据学生信息进行相应档案搜索，之后再去更新信息。可是通过物联网，相关管理人员仅通过计算机上就能够实现档案的迅速搜寻，而且及时在网上更新信息;第二，高度自由化。以云服务平台为支撑的物联网，能够针对数字档案信息实现统一管理与储存。与此同时，还能够深度挖掘档案资料潜在价值，进而为学生提供更为优质的服务。例如，对于即将毕业的学生而言，他们最为关注的问题就是就业。可是大部分学生未能充分了解就业市场信息，加之其他事项，所以不能将全部精力投入在求职上。通过物联网则能够依据学生个人档案中的专业、偏好及其求职意向，为其选择匹配程度较高的企业单位，之后记录与将学生要求相符合的岗位。由此学生就能够在其提供的岗位中进行仔细筛选，从而能够确保求职岗位的定位更为精准。

二、简析档案管理中应用物联网的重要作用

第一，能够满足“双轨制”档案管理的实际需要[2]。我们不能否认无纸办公的可以提高文件整理、查找及利用等相关方面工作效率，可同样也会在管理中带来一定的难题：（1）电子文件极易受损并且数字信息缺少长期稳定性，容易遭受木马病毒的袭击，要是存在操作失误、管理缺失与技术等原因，会使得文件被破坏与泄密等，出于保证电子文件自身的安全，相关工作人员应掌握较高的计算机操作能力，不仅工作部门需要极强的专业性而且相对烦琐;（2）电子文件软件更新频繁而且格式较多。现阶段经常使用的管理软件已经达到几十种之多，就文件格式来件均需要相应的软件才可以进行检索、运转。因为软件需要淘汰与更新，虽然所制作的电子公文能够被完好保存，但也不能排除由于软件版本不同而导致读取无效。所以，在很长一段时间内是无法取替纸质档案的，并且电子文件的有关技术更会获得进一步完善与发展。而伴随物联网的产生，则可以将两者间存在的空隙有效弥补，实现电子档案与纸质档案相结合，从而有助于实现“双轨制”管理。

第二，能够切实解决在档案管理中出现的问题。物联网可以由形成文件至永久性保存或者销毁阶段中的收集、鉴定、存储简化文件提供使用等环节的记录，借助相应的通信技术，实现自主感知保管环境、智能化调节，实现智能化存储事物或者是档案摘要信息，跟踪及定位纸质档案，远程利用档案信息以及相关功能，这样可以对当下档案管理模式的缺陷加以弥补，能够在降低管理成本提高管理效率的同时，使得相关管理工作人员提高提供档案利用的主动性。从实际情况来看，物联网技术不只是仅仅应用于档案室，其也被广泛地应用于高校图书馆中，在高校图书馆引入物联网系统与电子标签之后，大部分高校图书馆所提供的相应服务，大大提升其准确率与便捷性，这能在很大程度上打破以往的高校图书馆管理模式与借阅服务模式，一方面将管理效率大幅度提高，另一方面还能让工作人员为学生与教工提供更好的服务。由此可见，物联网在高职院校档案管理中具有十分广阔的应用前景。

第三，提高智能化水平。物联网在档案管理中应用，使得档案管理更加智能化，并且在档案库房管理中有着重要的体现。其中包含了防高温、防潮湿、防盗、防火、防强光、防虫、防霉变。在档案管理中，物联网测控系统会对整个系统进行实施监控，并将库房内的温度以及湿度进行检测，并将所得出的数据直接上传到控制微机当中。同时，通过对数据的接受，可以通过控制微机，对库房中的各种智能设备下达控制指令。如在档案库房中，如果温度过高，可以打开空调，关闭除湿设备等，从而对库房的温度以及湿度进行调控，从而也实现了智能调控。其主要原理是由于测控系统对库房所测出的温度以及湿度值，传输到主控微机中，并对所