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基于前端控制的管理类专硕实践教学电子记录存档资政研究

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叶忠明

摘?要：本文基于前端控制理念，分析了实践教学中形成的各类电子存档维护过程的原始性、消除记录“黑箱”、兼顾多主体介入等因素，探讨了保持存档与资政有序衔接的措施和充分发挥电子存档在提升实践教学质量、凝练优势特色、增强创新能力和就业应对等教学管理资政功效的实现途径。

关键词：前端控制;研究生实践教学;质量控制;存档资政

1引言

我国当前的专业学位研究生教育和人才培养已经进入规模化状态。针对管理类专业学位硕士研究生实践教学的培养定位和服务需求，存档资政的精益化管理问题显得十分重要。本文拟引入前端控制理论，探索电子存档在提升实践教学质量、凝练优势特色、增强创新能力和就业应对等领域的资政渠道，全过程发挥档案在全面培养高层次应用型人才中的作用。

2基于前端控制的实践教学电子存档的预设与规划

实践教学体系“具有科研合作、产品开发、社会服务、学术交流与咨询平台等多元化功能”[1]和“校内实践、课外实践、社会实践”三个类型，[2]其实质是基于能力的培养模式。实践教学过程是结果导向和反向设计，结果与过程形成紧密的逻辑关系，其中的电子文件形成和参与过程质量控制显得更加重要。

前端控制理论根源于法国档案学者C·若加雷（CifGareth）提出的“考虑适当的干预时机”，前端控制是“以文件生命周期理论为基础，强调管理者对电子文件的干预，把后端控制的管理活动移到前端”[3]。这一理论用于管理类专业学位硕士研究生实践教学过程，根据文件生命周期理论和全程控制原则，对生成的各类各层次电子管理文档过程进行系统安排和统筹规划，在实践教学各实施环节和管理流程中嵌入预先设定的监控功能和档案管理功能，這样就对科学设计实践教学的电子管理文档提出了很高的要求。

实践教学电子管理文档前端控制设计和规划应在流程完整、记录完整、主体参与、高效资政等方面加以强化。

2.1维护实践教学流程的原始性和完整性。前端控制的基本思想是预先规划和嵌入。由于“运用前端控制去指导文件应如何生成、如何运转，无疑是使档案进入了一个被制造的程序”[4]，会影响文件的“痕迹”记录、“痕迹”督查和“痕迹”还原的作用。因此，需要在保持原有流程不变的基础上进行前端控制的设计。

2.2消除电子记录“黑箱”存在的可能性。在对研究生实践教学的实施和管理过程中，有很多环节是电子文件信息系统无法直接介入记录的，比如：研究生进入校外实践教学现场的过程，包括出勤情况、进度情况、实践阶段成果等等，为了减少信息“黑箱”现象的存在，就有必要事先考虑对数字化归档范围进行规划，明确不同类型电子档案的价值，以求体现实践教学过程数据不仅具有“实体档案的凭证价值和历史价值”，还应具有“电子文件的利用价值和保管价值”[5]。

2.3确保电子记录主体参与的全面性。研究生实践教学记录存档信息的生成执行主体是多元化的，包括各层级教学管理部门、校内外指导教师、研究生本人，这些信息生成执行主体存在的场合各不一样，因此规划前端控制下的实践教学电子存档时，首先必须考虑这些主体可以适时、适地、适境介入并提供或生成信息工作;其次，还要从效率、便利等因素充分考虑他们介入的时间、权限、所处空间位置，以便完整、快捷、及时生成信息。

2.4统筹电子记录保存与资政的衔接性。通常开展一轮研究生实践教学会延续较长时间，这就向设计者提出了要系统性考虑电子存档和资政相互衔接的命题。往往，针对实践教学过程的信息生成（或获取）、信息加工处理相对容易连接在一起，并得到实现，但是如何资政、如何实现资政功能，则可能会有由于多重资政需求、多样资政渠道而分散电子存档的利用功效。换言之，如果存在多需求、多方向、多目标的资政功能，可能会加大整个电子存档资政系统设计的难度，即便如此，也务必做到在信息系统中的电子存档和资政的一体化衔接。

3实践教学文件类别划分

从研究生实践教学存档资政的全过程来看，应重点形成的存档记录包括管理制度、总纲规范、过程实施、过程总结、质量控制等5个类别。

3.1实践教学管理制度类。实践教学管理制度类文件是由管理部门制定对实践教学目标、内容、过程、结果考核和质量控制等方面进行组织管理的规定和要求。在一个培养单位内部，这种管理制度具有强制性和权威性，但也会随着实践教学外部环境、内在要求的变化而废止、修订、调整。

3.2实践教学总纲规范类。实践教学总纲规范类文件主要有内容指导、行动规范两大类别。实践教学内容指导，即教学大纲，这是实践教学的总纲，包括实践教学目标定位、适用对象、实践教学内容、实践教学环节、实践教学组织方式、过程控制措施和要求、实践教学的结果要求、实践教学的考核标准等等;实践教学行动规范，包括劳动纪律要求、职业道德规范、总结撰写规范、调查报告撰写规范、实践教学手册