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城建档案电子文件归档制约因素及对应策略

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李敏

中图分类号：G270文献标识：A文章编号：1674-1145（2020）08-017-02

摘要随着城建档案电子文档数量的不断增加，归档过程中也出现了许多问题，如何对这些问题进行充分的了解并给予有效的解决策略是当下必须要考虑的问题。本文简要阐述城建档案电子文件归档中存在的规章制度、人员素质、归档标准、资金投入方面的制约因素以及如何通过健全制度、技能培训、规范标准、资金投入实现提升城建档案电子文件归档工作水平的目的，以期推动城建档案信息化建设的发展。

关键词城建档案电子文件文件归档

随着城建档案信息化建设步伐的加快，电子文件归档的工作量也在迅速增加。虽然电子文件能够消除城建档案纸质文件的缺陷，但是在文件的归档方面还存在着许多制约因素，导致城建档案电子文件归档工作的效率、质量等方面都难以得到提升，无法与社会环境的变化相适应，因此，采用哪些有效的策略能够打破诸多的限制是城建档案管理部门在不断探讨的问题。

一、城建档案电子文件归档制约因素

（一）规章制度有待完善

城建档案电子文件的内容比较复杂且具有保密性，工作人员进行归档操作时必须要认真对待才能避免问题的发生。实际上城建档案管理工作中，由于规章制度缺乏应有的效力，导致许多工作人员在归档过程中态度不认真，归档错误、文件不完整等情况时有发生，甚至出现文件被窃取、盗用等问题，给城建档案电子文档的管理工作带来许多的麻烦，而且进行追责工作时，不能将当中的责任给予充分的划分，无法从根本上提升重视程度。

（二）人员素质较低

大量的电子文件归档需要经过工作人员的高效率操作才能够完成，然而城建档案电子文件归档工作的效率并不高，最主要的原因是人员素质较低引起的。表现在人员缺少对归档规范的认知，导致对电子文件归档时，无法完成正确、有效地分类，也就是归档错误问题，而且对城建档案管理软件的操作不熟练，工作效率长期处于比较低的状态。与此同时，工作人员的责任意识也有待提升，提交、转送的文件未曾进行详细的整理与核对，导致文件遗漏、丢失等问题频繁出现，无法保证城建档案电子文件的完整性。

（三）缺乏规范化标准

城建档案电子文件数量庞大，规范化的归档标准是必要的。只是目前许多城建档案管理部门对电子文件的归档依旧缺乏规范化的标准，不仅导致工作人员进行归档时效率不高，对必要的档案信息进行查找时也是非常困难，严重降低城建档案管理工作的效率，而且与其他地区的城建档案管理部门进行交流和沟通时，因归档采取的标准存在差异，导致交流过程不顺畅，需要的内容无法实现完全匹配[1]。

（四）资金投入不足

电子文件归档是将信息技术作为手段对必要的内容进行存储，但是这种方式在数据的安全性和完整性方面存在一定的风险，为了能够更好的解决这个问题，城建档案管理部门应当通过加大资金投入予以实现。然而相关部门并未对这方面形成过多的重视，资金的运用大多用于城市的发展和建设，导致城建档案电子文件归档后无法得到专业的安全保障，若出现问题时无法及时解决，将会带来许多的隐患，甚至是不可逆的影响。

二、城建档案电子文件归档的制约因素的对应策略

（一）健全规章制度，增强认知水平

由于城市化建设和规划发展速度的提高，城建档案电子文件的数量正在呈不断增长的趋势，给管理人员的归档工作带来较大的压力，也会引起许多不必要的问题，为了能够充分避免因电子文件归档问题降低城建档案管理效率和质量，健全规章制度是必要的。城建档案管理部门应当对内部现行的规章制度予以充分的解析，掌握当中存在的弊端，仔细分析问题源头，给予有针对性的措施，从根本上提升规章制度的效力。例如采取城建档案管理责任制，让电子文件归档的责任得到深度落实，即细化工作内容和环节，责任落实到个人，便于更好的端正思想，让每个管理人员都能对城建档案电子文件歸档工作形成进一步的认知，摆正工作时的心态，只有管理人员能够保持严谨、认真的工作态度，才能避免城建档案电子文件归档时出现问题的情况，保证文件内容不会被损坏、泄露以及盗取，确保城建档案电子文件具有良好的完整性。

（二）加强技能培训，重视数据真实性

1.技能培训

如果只提升参与城建档案电子文件归档的管理人员认知水平是远远不够的，还需要对专业技能进行相应的培训，才能够提升管理人员的工作效率。城建档案管理部门应当为人员提供更多专业技术的培训，例如信息技术、工程建设、网络安全等，只有管理人员掌握较多的专业知识和技术，才能够提升电子文件归档工作的效率。也可以通过专题讲座、技术交流等方式让管理人员能够与行业内以及同类部门的工作人员进行沟通、交流心得，相互取长补短，才能够实现提升城建档案电子文件归档工作的质量。

2.数据真实性

电子文件归档是将纸质的内容转换成数据的形式进行存储，能够有效地避免纸质文件长时间保存后出