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大数据时代背景下的档案管理分析

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周丽丝

摘要：随着经济的快速发展，社会在不断的进步，进入现代社会，信息就是财富，做好信息管理工作已经成为企业发展中不容忽视的一项重点工作。本文对大数据时代背景下的档案管理工作进行了分析，文章从阐述大数据时代给档案管理工作带来的优势入手，进一步介绍了大数据时代背景下档案管理工作面临的挑战，并且研究了大数据时代背景下档案管理工作中存在的问题，最后提出了大数据时代背景下提升档案管理效率的策略。

关键词：大数据时代;档案管理;分析

大数据是数据管理的一种全新方式，是物联网技术与云计算不断发展的必然结果。在进行档案管理的过程中，其需要处理的数据就非常多，且给整个档案管理效果有着较大的影响。因此，对大数据时代背景下的档案管理进行分析有着较为重要的意义。

一、大数据对档案管理产生的影响

（一）提升了档案保存质量

在大数据时代之前，传统的档案管理是以纸质形式进行保管，这种保管方式相对于大数据时代的硬盘、云盘等保管形式来说风险比较大。传统的纸质档案在受到火灾、水灾等意外情况时会在一定程度上受到永久性的缺失或损坏。尤其是对于一些比较重要的档案，比如不动产档案，由于档案中记载的不动产所有人的所有权限可能几十年才会更换一次，因此在长时间的保存过程中很容易因为潮湿等情况造成字迹的模糊或纸质老化现象，影响到档案的查阅。而大数据时代则改为了基于大数据平台上的云盘、硬盘等储蓄方式，这些方式有效提升了档案的保存质量，延长了档案保存时间。

（二）提高了档案管理工作效率

传统的档案管理是依靠人力对档案资料进行整理和归纳，一旦档案资料在一定时间内未能进行归纳整理，造成大量的堆积，那么档案管理工作将会变得非常耗时耗力，在一定程度上增加了档案管理成本。而在大数据时代下，档案是记载于数据平台上的，通过信息技术的应用可以高效地处理相关的信息数据，且这样整理出来的数据出错率非常小，大大提高了档案管理工作效率。

（三）降低了档案管理成本

随着社会经济的不断发展，房地产业在最近几年的热度一直未减，而关于不动产档案管理数据量也在不断地增加。由于档案袋需要将相关信息资料进行长时间的保管，因此对于纸张质量的要求比较高，且大量的档案占用了大量的存放空间，这加大了档案管理成本。通过大数据可以对档案以数据的形式进行保存和处理，在节省存放空间的同时可以减少档案纸张的使用，降低了档案管理成本。

二、大数据时代背景下提升档案管理效率的策略

（一）转变传统档案管理理念

一直以来，档案馆在进行管理的过程中都倾向于采用“供给导向”的理念和工作模式，往往会以本身的业务需要为基础，结合当前已经存储的档案信息，对其进行处理，使其为相关工作人员服务。而在这样的理念下，很容易发生“已有服务不需要，需要的服务却未成形”的现象。反之，观察现在的大数据环境，不同的行业领域在打造档案馆的同时，都力求达到个性、多样、精致的标准，实现高度精准的服务需求服务，而档案馆需要抓住良好的发展机遇，利用先进的技术，打造贴合市场的模式，促进未来长远发展。所以，工作人员要改变传统的“供给导向”管理观念，切实了解并抓住用户的实际需求，以此为出发点，开发并利用适当的档案信息，打造贴心服务。此外，在档案馆体系内加强对大数据、大资源这类概念的重视，将数据保管的方法从管库存储改变为数据仓库的形式，将数据的快速查阅、精确分析作为基础功能进行建设。

（二）加强档案管理人员培养力度

无论是传统的档案管理或是数据档案管理，都必须要依靠人来进行操作。数据档案管理对档案管理人员的个人能力提出了更高的要求，因此必须要加强对档案管理人员的培养力度。针对原有的档案管理老员工，首先要从思想上对他们进行观念的革新，其次还需要聘请专家通过开展培训会、讲座等方式对档案管理人员的技能水平进行提升。另外，在培养原有档案管理人员时，要注重为档案管理内部注入新鲜血液，吸引更多年轻人加入档案管理行业，充实档案管理领域人才。

（三）主动与大数据机构或者公司进行深入合作

在档案管理工作中为了更为高效使用大数据技术，可从大数据机构或者公司中将大数据技术引入，这里主要考虑到，由于大数据技术所包含的内容非常宽泛，因此，在档案管理工作中使用大数据技术时，对于其中的开发环境等应当适应。在技术已經较为成熟的大数据公司中，档案管理单位可将自身的需求对这些公司进行全面对接，在充分沟通基础上，了解出自身需要达到的目的，从而借助这些公司较为成熟的技术，为档案管理工作使用大数据开发出针对性的工具，这对于档案管理工作使用大数据的效能可得到有效提升。此外，档案管理工作中使用大数据技术时，还应当增强对大数据的监管工作，特别是对于其中可能出现的风险信息，应当制定出一定的准入制度，保证技术使用有较为明晰的制度要求，从而更为高质量的使用大数据技术。

（四）对所有档案