文书档案管理制度.pdf

文书档案管理制度--第1页

文书档案管理制度

文书档案治理制度1

1、文书立卷

每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件

的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。在文件收集

齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。对相互联

系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管

期限分开。

在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、

时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写

案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，依

据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等

详细状况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；

文书档案管理制度--第1页

文书档案管理制度--第2页

撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷

内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案治理

将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学

习和把握档案爱护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安

全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用

预备检索工具。编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、

档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的

编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案

资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，

应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档

案资料要按时收回入库。

4、档案统计

建立档案收进、移出登记簿。精确编制档案工作状况统计年报，准时

上报有关部门。

5、档案鉴定

依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部

门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。剔除没有

保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年

文书档案管理制度--第2页

文书档案管理制度--第3页

的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会

议记录等也要立卷、归档、入馆。

文书档案治理制度2

一、医院全部文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实

行归档标准治理。

二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必

需先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得

遗漏、延误和丧失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存

复印件。

三、医院发文程序是：各承办科室依据院领导批示意见起草文件，文

件起草后，按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必需根据领导签

发稿仔细校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导

或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必需标准、清楚、干净，

盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。

四、拟文科室要注意提高公文质量，格式标准，字迹工整，确保公文

的权威性和严厉性。各科室的文件要妥当保管，不得随便丢放。印制涉密

文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室准时销毁。

五、办公室要对全部文件、档案及各种资料在年底时分类登记