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探析档案管理社会化

探析档案管理社会化

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、

德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事档案

是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据，在人力资源开发、人才预测和人才政

策制定等方面具有十分重要的作用。如何制定在社会主义市场经济条件下切实可行的

人事档案管理制度，是档案管理人员必须面对的一个重要课题。建设好一个完整的人

事档案管理体制，实现人事档案管理逐步社会化，人事档案管理法规建设等是解答这

一课题的关键。人事档案管理逐步社会化既是社会的要求，又是市场经济条件下社会

进步的保障条件。

一、档案管理社会化的根本内容

近年来，社会化这个词越来越多地出现在了群众的视野里，社会化分工、社会化

效劳等等，社会化俨然已成为当今社会的一个重要标志。市场经济的建立，产生了多

种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，

新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因

此，作为人事管理重要组成局部的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。社

会化的企业人事档案管理模式是在对传统的人事档案管理模式的扬弃过程中产生的，

它是在应对市场经济开展过程中出现的问题而作出的调整反响。人事档案管理社会化

主要表达在人事档案管理机构、管理对象和效劳对象具有较强的社会性；人事档案来

源的广泛性和内容的复杂性；利用者对人事档案需求的多样性；人事档案管理方式和

效劳方式的开放性。当前，管理流动人员档案的人事档案管理机构人才交流中心及各

类中介机构为主。人才交流中心主要是面向整个社会，保管档案、户口，制定各项人

才交流制度，组织各类人才培训，努力开发人力资源。它是现代人事管理制度的重要

组成局部，是适应社会主义市场经济体制的一种新型的人事管理模式。它的出现有利

于减轻企业的负担，有利于人才资源的合理配置，有利于充分发挥人才的作用，也符

合了现代社会经济的开展对企业人力资源管理的开展需求的变化。

二、人事档案社会化的必要性和可行性

档案虽小用处大。在我国，人事档案是组织对个人社会经历的一种鉴定，必须经

组织人事部门确认和审核。一般只有党政机关和经授权的国有企事业单位或组织才有

资格管理人事档案，否那么，用人单位和个人应委托政府人事行政部门所属的人才效

劳机构进行档案管理。据了解，档案中包括了行政关系、政历记录、学籍记录、工作

记录、身份记录、考核记录等多种不可再生的内容，一旦相关资料缺损，将影响到个

人今后的转正定级、职称评审、工龄计算、出国公证、退休养老等许多人事管理问题。

因此，人事档案社会化是必要的也是可行的。〔1〕人事档案社会化的必要性。随着社

会主义市场经济的建立，我国的档案管理事业正面临着改革开放带来的开展机遇和自

身变革的挑战，户籍管理制度和人事管理制度相继进行了改革，传统的人事档案管理

模式已经不能适应当今社会开展的要求。因此，人事档案社会化管理势在必行。究其

原因如下：第一，人才流动是人事档案社会化管理的根本原因。人才流动是市场经济

的伴生现象，依照档随人走的原那么，越来越多的单位档将转变为社会档，迫使社会

必须建立相关机构管理流动人员人事档案，己成为当务之急。因此，人事档案社会化

管理效劳机构应运而生，并因其从事的人事代理工作，促使人事关系社会化，从而使

机构的社会性增强。第二，人事档案管理出现的新问题迫使人事档案管理改革。随着

人才流动的加剧，人事档案管理中出现许多新的社会现象：如擅自扣档、建档、弃档

现象；档案丧失；流动人员人事档案收集困难、转递混乱；人事档案管理机构的性质

不明；公民对人事档案知情权的要求不能满足等。这些问题迫切需要相关的管理机构

加以标准。第三，人才信息的争夺迫使人事档案信息效劳社会化。人事档案社会化管

理机构是充当人才信息搜集者、保管者和提供者。人事档案管理工作走向社会，由其

社会化机构合理、合法地开发人才信息，为社会各类经济实体提供信息效劳是其社会

职能的完整表达，是时代开展所赋予它的使命。〔2〕人事档案社会化的可行性。随着

国家机关现行文件在档案馆的公开和外交部开放档案的措施，人们对档案知情权的呼

唤及信息社会对人才信息的需求，人事档案的社会化趋势已势如破竹。第一，人事档

案管理体系已形成规模。我国的人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组

织协调下，由中央组织部、国家人事部、劳动部领导与指导，实行集中统一、分级负

责的管理体制，以维护人事档案的准确