秘书的群体心理.pptxVIP

第十一章秘书的群体心理;了解群体的一般概念和群体的基本功能；

理解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用的

相互关系；

掌握秘书群体心理结构优化的基本要求。;办公室工作效率取决于秘书群体的相互配

合，受着部门关系状态的影响。

只有搞好秘书人员之间的关系，形成一个

结构合理、配合良好、工作协调的秘书群体，

才能发挥出整体效能。;第二节秘书群体心理

结构的优化;第一节秘书群体及其结构优化;办公室内秘书群体的配合状况是影响秘

书相互之间关系的重要因素。结构合理的秘

书群体，能增强相互间的合作关系，树立起

秘书班子的群体形象，提高单位的声誉。

一个心理结构合理的秘书群体，可以相

互取长补短，产生最佳的整体效能。;一、群体的一般概念;广义的群体

——群体是由某种社会关系联结而成的，

具有独立特征，从而能与其他人群及个人区别

开来的聚合体。

狭义的群体

——群体是介于组织和个人之间，由共同

目标联系在一起，成员之间有直接与稳定的交

往和心理依附关系，具有集体归属感，受其他

成员及整体影响的一群人。;小型群体的基本特征：

第一，成员必须有面对面联系，行为上相

互作用、相互影响；

第二，在心理上彼此意识到对方，保持直

接的思想沟通；

第三，具有共同认可的行为规范；

第四，具有共同的群体目标；

第五，成员的数目一般不超过20-30人。;群体按形成的方式不同，可划分为正式群体与非

正式群体（见图11-2）。;正式群体：

——根据目标、任务的需要，通过上级组织和职

能部门决定成立而组建起来的群体。

非正式群体：

——自然或自发形成、无正式规定、成员的地位

与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制的群

体。

群体的功能就是贯彻执行组织的任务，协调群体

成员之间的关系，满足成员的合理要求。这些心理需

求主要包括：获得安全感、满足友情的需要、满足自

我确认的需要、满足自尊的需要、增加自信心、增加

力量感等。;（???）什么是秘书群体

秘书群体又称为秘书班子，是对秘书人员所组成

的工作群体的称呼。它是为保证领导班子工作的顺利

开展而建立起来的一个专门化的工作群体。

根据单位的规模大小不同，办公室秘书人员的数

量也不同。一般来讲，办公室秘书人员的数量与单位

的规模基本成正比。;秘书群体结构优化有利于塑造单位形象

秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体的

整体效能

秘书群体结构优化有利于提高秘书个体的

工作效率。;（一）秘书群体结构优化的原则

异质结合的原则

秘书处在单位的中枢神经位置，秘书班子

以异质结构组合为主，才能形成搭配合理、运

转高效的工作群体。;群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质

结构（见图11-3）。;系统组合的原则

系统的内部结构是否合理，系统各要素是

否形成合力，各要素是否按系统整体配合的要

求进行组合，是影响

系统整体效能的关键。

必须认真探讨秘

书群体结构优化的基

本途径。;梯形的年龄结构

从总体上讲，秘书群体的年龄结构要与领

导群体的年龄结构相适应，即是在平均年龄上

不应超过领导群体的平均年龄。

一个办公室中，能够形成老、中、青相结

合的梯形年龄结构，就可以互相取长补短，进

行较合理的组合搭配（见图11-4）。;图11-4梯形的年龄结构;合理的知识能力结构

各层次的秘书群体应该根据工作任务的不

同，按比例将秘书群体的知识和能力结构进行

科学组合（见图11-5）。

举例：企业秘书群体必须掌握有关生产经

营、企业管理的知识，才能尽快熟悉企业生产

经营方面的业务，在起草工作计划、总结时符

合要求。;图11-5合理的知识能力结构;互补的性别结构

为了更好地完成各项职能，秘书群体必须建立互

补的性别结构，将男女秘书合理组合（见图11-6）。;完整的角色结构

秘书群体的角色结构，是指秘书成员的角

色职位结构，即秘书人员的工作分工情况。

实现秘书群体结构的优化，必须考虑秘书

群体的角色分工情况，要做到人尽其才，岗位

职责明确，提高秘书群体的工作效率。;第二节秘书群体心理结构的优化;秘书群体要保证高效能地进行工作，就必