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计量记录管理程序

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1适用范围

本程序适用于公司计量体系内所形成的各种记录的控制和管理。

2职责

2.1质量管理部是记录的归口管理部门，负责对有关部门记录的控制和管理，以及全公司体系记录统一协调和监督检查，并作好重要管理记录的归档工作。

2.2各部门负责本部门形成记录的控制和管理，并按规定向有关部门传递所需的记录。

3实施过程

3.1记录控制的目的

对记录的编制、标识、填写、贮存、保护、检索、保存期限、处置和改进等做出规定，并进行控制，包括外来供方记录，确保记录的准确、可靠、完整、适时、有效、为计量确认和测量符合规定的要求及测量管理体系有效运行提供客观证据，为改进决策提供依据。

3.2记录过程

3.2.1记录是一种特殊的文件。其中作为记录表格是一种文件，可按文件进行控制；对具体的报告、记录应按本程序进行控制。

3.2.2记录控制是一个过程，输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，输出是具有证实材料客观记录的报告或填写后的表格，过程活动是：策划、编制、标识、填写，贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进，加以全面控制，资源是记录过程适用的设备，人力以及文件、信息等。

3.3记录的分类

a）计量确认过程实现方面的记录，如：测量设备的情况记录，计量确认的结果，校准条件记录、校准不确定度的评定记录，验证、确认、更改记录，特殊过程确认记录，预期计量要求的记录，执行计量确认人员记录，校准证书、标识、校准结果溯源性的证据，调试、修改前后的校准结果，使用限制等记录；

b）测量过程控制记录。如：测量过程及控制的完整描述，获得的测量结果及其不确定度，对测量过程控制结果采取的措施，控制的条件、日期、人员、标识、证书、编号、人员要求等记录；

c)体系改进方面的记录，如：满意度记录，内部审核记录，监视记录，产品检验和试验记录，不合格控制记录，改正记录，预防记录等。

3.3.2监视记录按其形式分为：各种报告、证书、各种表格的记录、测量记录、监视记录等。

3.4记录表格的编制和审批

3.4.1质量管理部负责体系所用记录表格的编制，负责人审批后实施，并提出印制计划。

3.4.2各有关部门负责本部门使用记录表格的编制，部门负责人审批后实施，并报质量管理部备案。

3.5记录标识

3.5.1记录的编号是记录的主要标识，记录编号由两部分组成：

a)记录类别；

b)记录顺序号。

3.5.2记录的标号统一由质量管理部负责实施。

3.5记录表格发放

记录表格的发放执行《计量文件控制程序》中的有关规定。

3.6记录填写和使用

3.6.1各部门应建立相关人记录清单，记录应准确，适时有效。

3.6.2记录表上的每一栏目均应清晰工整地填写，凡空白项应用斜杠号表示，记录人必须签名（签全名）并注上日期。

3.6.3记录一律用钢笔、圆珠笔填写，字迹要清晰、整齐。

3.6.4凡需审批的记录均应完成全部程序，并签名、注上日期，确保记录的完整性和有效性。

3.6.5记录如有更改，确属误填，应用杠改，并加盖“更改”印章。

3.6.6记录确属有误要作重大更改，应由主管部门负责人审批，同意后方可更改，并加盖“更改”印章，保留原始记录。

3.6.7管理性记录是体系运行的客观证据，是适时数据分析、统计技术应用的基础，应使用记录进行统计分析，为决策和提供有效的改进提供证据。

3.7记录收集和检索

3.7.1各部门的文件管理员应对接收的记录表格分类登记，建立《质量记录清单》，对记录实施动态管理。

3.7.2文件管理员应定期收集本部门使用及其它部门传递的记录，根据记录的分类及数量，按月、季、或年度进行装订成卷，成卷的记录应建立卷宗目录，便于查阅。

3.7.3各部门使用中的记录应保持整洁，便于查阅。

3.7.4记录一般仅供本公司内部使用，须经记录管理人员同意，方可查阅，如合同有规定经质量管理部批准才能让顾客查阅及复制有关记录。

3.7.5对供方应另外分类建立目录。

3.8记录的传递

3.8.1管理性记录是实现“基于事实的决策方法”原则的主要信息和证实材料，要按规定向有关同级部门或上级部门传递和上报。

3.8.2记录传递、上报应按发放程序及规定的要求进行。

3.9记录表格的修订

3.9.1使用中的记录表格对其适用性、充分性必要时质检部应进行评审，如需要更改，应由更改提出部门填写《文件更改通知单》提出更改理由并提交一份修订的新表格，由质量管理部按《计量文件控制程序》实施