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样机管理制度

目录

1、样机来源

2、样机采购

3、样机使用范围

4、样机领用审批流程

5、样机出入库保管（和归还手续及流程、实施部门和责任人）

6、样机成本摊销（租金、保证金收取、毁损恢复）

7、样机客户管理

8、责任与赔偿

9、禁止事项及其它说明

为了规范和加强样机采购、出入库保管、领取和借用、成本摊销和毁损恢复责任

等管理，同时也为了按照制造商要求提供营销保障、实现公司营销目标，特制定本制

度。

1、样机来源

1）本规定所指样机是公司为开拓市场改善客户体验、培训客户和团队、或从其它

供货商以及厂家处暂时借使用的样机，属于公司必不可少的资产。

2）样机主要来源于公司从制造商直接购入的全新商品，因此样机首先必须遵照公

司的商品管理制度进行管理，

2、样机采购

1）申请购买样机是公司作为市场营销的费用投入，所以必须由市场营销部门和

临床应用部门根据需求情况协商后提出。

2）采购审批流程样机进货申请由市场营销部门负责人提出书面申请并注明成本

摊销责任人、销售时间，样机责任人等（部门经理签批）-临床应用部门会签（部门经

理签批）-总经理批准-由公司商务部负责向制造商采购-按商品验收入库。

3、样机使用范围

1）针对已有采购我公司产品意向的医院客户，为改善客户体验和培训客户作进一

步熟悉产品、试用产品；

2）针对公司已签单或正在备货准备安装的医院客户，为帮助医院科室提前开展临

床应用，改善客户操作体验和培训；

3）公司为开拓市场召开区域产品推广会作客户体验展示样机；

4)公司内部培训使用演示；

5）其它为有利开展销售工作的需求。

4、样机领用申请

1）申请使用人先将‘申请样机名称型号’和‘用途’及‘费用说明’等申请内容在‘纷享销

客’或‘微信’软件中与销售部经理汇报沟通并获得认可同意；

1

2）再在‘纷享销客’软件中进入‘首页’--‘网盘’--‘个人文件’--通海公司申请审批表模板‘

下载’，选择《样机申请表》下载；

3）按与销售部经理汇报沟通并获得认可同意的内容填写《样机申请表》；

4）再在‘纷享销客’软件‘首页’的‘工作’页面中选择‘审批’--‘样机申请审批’，按显示内

容填写完成本申请事项审批相关内容（‘审批事由’‘申请人及部门/产线’‘样机名称及型

号’）；

5）将上述第3条中要求填写完成的《样机申请表》作为附件加在上述第4条中要

求填写完成的‘样机申请审批’中（点击添加附件的符号）；

6）‘选择审批人’：产线负责人、销售部经理、总经理；

7）‘选择发送范围’：商务运营部、市场营销部、财务部、用服部，或其他需要发

送的部门；

8）申请使用人完成上述程序后点击‘发布’，同时将上述第3条中要求填写完成的

《样机申请表》打印出纸质件，按表中要求完善签字。

9）如样机安装时有技术困难时应同时向用服部申请技术支持和帮助。

10）在该样机借用事项完成后应将签字的《样机申请表》（含样机配置清单）纸质

件留存库房备查。

11）如果有需要报销的事项，应同时提供一份完成签字的《样机申请表》表复印件

给财务部。

5、样机出入库保管

1）样机采购入库由库房和临床应用按照商品采购合同清单清点物资并拍照，将

所有文件包括编号、配件、验收表、实物外观图片、合同及装箱清单等图文资料一式

两份，商务部和库房各备一份（套）。

2）工程师负责建立样机入库标准（包括验收表附图片、清单等），所有样机首次

入库都必须按入库标准验收；以后每次样机出入库都以首次建立的验收资料、图片、

清单为依据进行核对，每次核对结果都应有记录和说明。每次入库验收都必须有工程

师参加，工程师是入库验收第一责任人，未经工程师检验的样机不得入库。

3）入库验收时，检验工程师必须在《样机申请表》的‘验收情况’栏中写明仪器的

具体状态和‘处理意见’栏中写明处理意见；如果验收合格，商务部将试用样机入;如果库

验收不合格发现问题，库房管理员应立即通知销售部，由商务部监督销售部样机申请

人按照出库时标准对样机进行相应的处理，直至再验收合格为止，商务部才将试用样

机入库。

4）