第8章 采购、支付核算与管理子系统.pdf

第八章采购、支付核算与管理子系统

【概述】采购环节是企业价值创造的开始，采购成本的大小、采购货物是否

合适及时对企业的其后的经营生产、直至最终的利润都会产生很大的影响。同时由

于采购业务引起的应付帐款或支付货款的管理对企业来说也是十分重要。关系到企

业资金的筹措、信誉。本章主要论述采购与支付过程的业务流程、管理流程和信息

流程的特点，在对用户需求分析的基础上，建立了采购与支付的信息需求逻辑模型

与数据结构模型，并探讨采购与支付子系统的功能结构和实现方法。

【目标】通过阅读本章后，将可以了解：

1、采购、支付业务的特点与业务流程和管理流程

2、采购、支付子系统的信息需求分析与逻辑结构模型

3、采购、支付子系统的REAL模型

4、采购、支付子系统的功能结构与实现方法

第一节采购、支付核算与管理子系统概述

一、采购与支付业务的特点

企业为了能及时给客户提供优质的产品与服务，必须确定在合适时间内准确采

购企业生产所需的、适用的、价格合理、质量合格的生产资料，以保障生产或服务

活动的正常进行。同时，企业还要考虑如何筹措资金以用于支付货款。在企业获取

生产资源的过程中，包括订货、购买、验收、支付现金一系列业务活动，这些活动

并不是孤立的，它与企业的销售过程、生产过程、存储过程、货款支付过程紧密联

系在一起，因此，采购与支付业务活动一般具有以下特点：

（一）与销售、生产计划联系密切

企业生产的目的在于为客户提供产品与服务的过程中期望获得最佳的收益。销

售收入、经营利润计划的实现很大程度上取决于生产过程对输入的资源进行有效的

加工变换。因此，由销售计划、生产计划、物料需求计划生成企业物料的采购计划，

并在计划的时间内、以经济采购价格、获取符合企业营运所需的、符合质量要求的、

数量恰当的生产原料，保障企业生产与销售活动正常运行，实现企业经营目标。

（二）涉及企业资金流出

在企业采购活动过程中，伴随物资流入将发生资金流出。由于这些流入的物料

需要经过生产变换过程逐步转移价值至产品或服务对象上，形成产品或服务的成

本，只有在其后的销售，现金流入后才有可能真正实现产品的价值。因此，在企业

物资采购过程中，应进行有效资金管理，以最低资金成本筹集采购资金，在满足生

产与销售情况下，尽可能降低购买成本与采购费用，合理安排现金支付过程，提供

企业资金使用效率。

（三）业务发生频繁、运行环节多、控制难度大

对于运行状况良好的企业，生产与销售活动将触发大量的采购业务事件。而采

购与支付过程即涉及企业外部的供应商、运输商，又与企业内部的采购、存储、财

务与会计、生产、销售等部门发生各种直接或间接的联系，运行环节多，风险因素

多，控制难度大，如果会计信息沟通不流畅，管理不善，容易发生舞弊或低效率现

象，而导致营运成本高。

二、采购、支付核算与管理子系统的设计目标

采购与支付业务活动过程中，随着物流与资金流的流入与流出，这些活动将产

生大量的数据流。会计信息系统记录、处理这些活动所产生的经济数据，为企业的

信息使用者的决策行为、内部控制活动提供会计信息报告。因此，采购、支付核算

与管理子系统应能及时、准确进行采购与支付活动的数据处理，正确计算采购成本，

反映与监督采购合同的执行情况，现金支出与应付情况，及时提供债务情况和资金

需求报告。采购、支付核算与管理子系统应与其他系统集成在一起，子系统的设计

目标能有效支持信息使用者进行以下活动：

（一）物料的采购与生产、销售活动保持协调一致，当企业生产需要购入资源

时，能适时提供这些物料最经济的采购成本的信息。

（二）以最合理的价格从可靠的供应商购买质量合格的物料。

（三）将内部控制规则与程序嵌入到会计信息系统内部，规范业务流程、数据

处理程序与授权规则。通过信息处理流程控制购买与支付过程的业务活动，促使业

务人员购买符合企业经营利益的物料，防止采购、支付过程的违法行为。

（四）适时进行会计核算与管理，及时提供采购过程、支付过程的各类成本信

息、应付帐款信息，为企业管理者采购决策、财务决策提供正确的会计信息。

第二节采购、支付子系统业务处理流程

典型的采购、支付业务循环包括采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、

购货发票处理、支付货款活动，涉及从采购订货、