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档案统计在档案管理工作中的作用探究

摘要：随着信息化时代的到来，档案管理的作用和效率受到越来越多的关注。文章概述了档案统计的定义、功能及其在现代档案管理中的作用，系统梳理了如何提高档案统计工作水平的对策。并以某医院为例，以实证形式分析了档案统计实施后的效果，证明档案统计可显著提升档案管理质量，以此为相关档案管理人员提供实践参考。

关键词：档案管理；档案统计；工作水平

档案管理部门作为确保信息资源得到有效保存、使用和传承的关键职能部门，已经日益受到高层管理人员的重视。在档案管理众多组成部分中，档案统计是不可或缺的环节。档案统计指的是量化数据支持对档案工作的评价与决策过程，其核心在于收集、处理、分析和解释与档案相关的数据，如档案数量、类型、访问频率以及借阅情况等信息。随着大数据时代的来临，档案统计在实际应用中正面临前所未有的挑战。在此背景下，本文旨在深入探究档案统计在当前档案管理实践中的作用，并揭示如何利用统计方法提高档案统计工作水平。

一、档案统计概述

档案统计作为一种基本的管理活动，其核心在于通过收集、整理、分析和解释数据，以此揭示档案资源的数量分布、结构组成。帮助管理人员结合当前的利用状况，明确相关产业的未来发展趋势等多方面的信息。档案统计是对档案资料量化分析和系统总结，从其作用角度出发，有效的档案统计不仅能够准确反映出一个机构档案工作的现状，还对评估档案管理水平和服务质量具有至关重要的作用。其所收集的统计数据为档案管理人员提供了科学决策的依据，并有助于制定更加合理的档案管理策略。

此外，档案统计还包括对各项档案工作流程的监测，如文件收集、分类、整理、保存和提供服务等环节。管理人员通过定期统计不同工作流程环节相关数据的形式，可以及时发现存在的问题和不足之处，促使管理者采取改进措施。比如，管理人员如果在统计中发现某一类文件的利用率极低，则需要进一步探究原因，并寻找提高其可检索性和使用频率的方法。随着大数据和云计算技术的普及，现代档案统计的发展已经不再是传统的手工记录和简单的电子表格处理。多数企事业单位的档案管理开始融入更先进的数据处理技术，如使用数据库管理系统开展数据存储和查询操作，采用数据可视化工具来展示统计结果以及利用数据挖掘方法深入分析档案信息，此类先进的数据收集处理分析技术提升了档案统计的效率和准确性，也增加了数据呈现的直观性。

二、档案统计在档案管理中的作用

1.有助于了解档案的具体情况

首先，有助于档案管理人员明确档案资料的全面性。档案管理人员可以掌握各种档案资料的详细信息。包括档案的种类、数量、保存状况和历史价值等。其次，此种分类统计，档案管理人员可以通过档案的利用率、借阅频次等数据分析，了解档案的实际利用情况，哪些档案被频繁查阅，哪些鲜有人问津。最后，档案管理人员可以有针对性地改善档案的整理、分类和利用策略，使得档案资源得到更合理的配置和有效利用。

2.有助于提高档案管理效率

有效的档案统计能够直接影响档案管理工作的质量和效率。其一，档案管理人员通过统计分析档案流转过程中的各个环节，可以发现工作中的瓶颈和问题所在。其二，如果档案管理人员统计分析发现某一环节的处理时间过长或者某些档案类型的归档流程特别复杂，提示管理者应该优化这些方面。其三，档案统计还能帮助管理者分配资源和人力安排，依据统计数据显示哪些档案处理需要投入更多资源或者需要更多的专业培训，管理者便可以根据这些信息制定决策，从而提高档案管理的整体效率和响应速度。

3.有助于促进单位长远发展

对于医院而言，其发展离不开过往经验的总结与未来战略的规划，而档案资料便总结了这些宝贵的经验。首先，档案统计可以帮助管理层了解历史档案的保管情况和利用频度，进而分析医院发展中的历史趋势和规律。其次，管理人员可以通过档案统计分析出历年来的业务发展状况、政策变化等信息，为决策提供依据。最后，档案统计在医院风险管理中也发挥着重要作用。通过对历史档案的统计分析，能够帮助管理人员预见潜在的法律风险以及内部管理的漏洞，从而采取相应的预防措施。

三、档案管理中提高档案统计工作水平的对策

1.正确认识档案统计

提高档案统计工作水平的对策需要从正确认识档案统计、明确档案统计的目标和功能开始。首先，档案管理人员应将档案统计视为衡量档案工作成效、指导档案管理决策的关键工具，为档案统计工作制定详尽的统计指标体系。其次，应细化指标体系。该指标体系不仅能够反映数量，还要涵盖质量、效率等多个维度，以此全面评估档案工作的现状，发现潜在问题，并提供改进的方向。最后，通过对指标体系内多维度指标的分析，使档案管理人员认识到统计上述指标数据的价值在于支持决策。并且，每个维度指标均指向如何提高档案工作管理效率，在该指标体系的指导下，统计工作能够精准反映档案工作的实际情况，并为未来发展趋势提供预测。

2.做好统计