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文档资料管理制度范

一、总则

1.1目的与意义

本制度的目的是为了规范文档资料的管理工作，保证文档资料

的安全、完整、合法、可靠和便捷的利用，确保组织机构的智

力资产得到有效保护和合理利用，提高工作效率和管理水平。

1.2适用范围

本制度适用于组织机构内的所有文档资料的管理工作，包括纸

质文档和电子文档。

1.3术语定义

（1）文档资料：指组织机构产生或收到的各种文字、图表、

图片、音视频等形式的记录资料。

（2）纸质文档：指以纸张或其他载体记录的文档资料。

（3）电子文档：指以电子形式记录的文档资料，包括电子文

件、电子邮件、网页等。

（4）文档资料管理：指对文档资料进行分类、归档、检索、

传递、保管、销毁等工作。

二、文档资料管理流程

2.1文档资料的分类与归档

（1）根据文档资料的性质和用途，对其进行分类，并进行编

（2）归档时，按照一定的顺序和原则，将文档资料进行整理

和排列，确保其有序和便于管理。

2.2文档资料的检索与利用

（1）建立文档资料的检索系统，包括目录索引、关键词检索、

分类检索等方式，以便于快速准确地找到所需要的文档资料。

（2）遵循保密制度，根据权限进行文档资料的使用和查阅，

确保信息的安全和合法性。

2.3文档资料的传递与共享

（1）建立文档资料的传递和共享机制，包括纸质文档的传递

和电子文档的共享，确保信息的及时流转和共享。

（2）根据文档资料的保密级别和权限，确定文档资料的传递

和共享的方式和范围。

2.4文档资料的保管与销毁

（1）建立文档资料的保管制度，包括纸质文档的存放、保管

和防火、防水、防盗等措施和电子文档的备份和存储。

（2）对于不再需要保存的文档资料，按照一定的时限和程序

进行销毁，确保文档资料的安全和节约资源。

三、文档资料管理的责任

3.1组织机构的责任

（1）制定和完善文档资料管理制度，确保其有效实施。

（2）确定文档资料管理工作的责任部门和责任人，并明确其

（3）提供必要的基础设施和资源，支持文档资料管理工作的

开展。

3.2文档资料管理人员的责任

（1）负责制定和实施文档资料的分类、归档、检索、传递、

保管、销毁等工作的具体办法。

（2）组织和实施文档资料的分类、整理、归档等工作，保证

文档资料的有序和便于管理。

（3）负责文档资料的检索、共享、传递等工作，提高文档资

料的利用率和效率。

3.3所有工作人员的责任

（1）按照规定的程序和方法，正确使用文档资料管理系统，

确保文档资料的安全和完整。

（2）认真履行文档资料的归档和传递义务，确保文档资料的

及时流转和共享。

（3）遵守文档资料管理制度，不得私拿私用、篡改、泄露、

发送不当信息等违法行为。

四、文档资料管理的监督与评估

4.1监督机制

（1）建立监督机制，确保文档资料管理工作的规范和有效。

（2）定期开展文档资料管理的检查和评估，发现问题及时整

改，提高文档资料管理工作的质量和效果。

（1）建立文档资料管理的评估体系，包括文档资料的完整性、

准确性、可靠性等指标，进行定期的评估和考核。

（2）根据评估结果，及时调整和改进文档资料管理工作，提

高组织机构的文档资料管理水平。

五、文档资料管理的保密与安全

5.1保密制度

（1）建立文档资料的保密制度，根据文档资料的保密级别，

确定保密措施和权限范围。

（2）对于涉及国家秘密、商业秘密等重要文档资料，按照相

关法律法规和规定进行保密存储和传递。

5.2安全措施

（1）对纸质文档资料，采取防火、防水、防盗等措施，确保

文档资料的安全。

（2）对电子文档资料，采取备份、密码保护、防病毒等措施，

确保文档资料的安全和可靠。

5.3灾难恢复与备份

（1）建立灾难恢复体系，对文档资料进行定期的备份和存储，

确保文档资料的安全和可恢复性。

（2）定期测试灾难恢复计划，提高文档资料的保护和恢复能

力。

六、附则

6.1

6.2本制度自颁布之日起生效，由相关部门负责实施，并进行

定期的修订和完善。

以上为文档资料管理制度的范文，供参考使用。具体的管理制

度需要根据组织机构的实际情况进行制定和完善，以确保文档

资料的有效管理和合理利用。