文档标准管理系统需求专项方案.docVIP

文档管理系统需求方案

电子文档已成为各单位最重要信息载体之一,当前各单位有大量核心业务文档、文献分散存储在各部门服务器或者员工PC上。管理忽视导致大量文档管理问题。

1、文献丢失：没有管理平台，要用文献时发现找不到了！

2、传递低效：要文献时需要借助文档所有人传送。

3、权限失控：共享文献夹文献能看就能复制走？必定不行！4、管理失明：文献有无被删过改过？没有记录查看！

5、版本太多：同一份文献跟别人内容不同样。

6、查找太慢：每天用到过N份文献，每找一份要花多少时间？7、有效验证：领导有无批准文献内容？看纸质版签名？

单位领导要查阅有关文档非常不便，因而需要建设一套完整高效文献管理平台。

1、集中存储文档，保证单位文档永不丢失。

2、实现文档可控制共享，提高工作效率。

3、使文档管理更可控，随时把握文献动态。

4、极大减少顾客查找、传递文献上耗费工作时间。

5、单位各部门文档通过统一平台即可使用，提高协同性。

6、建立形成单位文献知识库，重复运用有价值历史文档。

7、文献有效有据可查，减少使用错误文献也许性。

一、文献集中存储

单位文献存储在员工各自电脑里面，或者由各部门，各项目，各科室等各自存储，没有将文献进行集中管理。由此既无法通过统一平台来访问文献，也无法对公司文档进行统一备份。员工之间通过U盘、Email、MSN、QQ、共享文献夹等方式来传递文献，文献安全性差，文献版本混乱，文献查找不以便。万一浮现操作失误将文献删除、电脑硬盘损坏等会对单位正常运作导致影响。

●文档集中存储

○文档不再分散存储在员工或者部门电脑中，而是通过系统集中存储在单位指定服务器中，防止单位文档丢失，使文档真正成为单位文档而非私人所有。

○文档可以顾客手动归档存储，也可以由程序自动同步收集。

●文档统一访问平台

○文档管理系统提供各种文献访问方式，让顾客可以随时随处通过统一访问平台进行操作，有效避免因员工出差等状况导致某些文档无法调用状况发生。

○支持网页、客户端方式访问，支持手机、PAD访问。

●文档搜索与查找

○文档集中管理后，文档总数量较单台电脑中文档要多。除了依照文献夹目录来查找文档外，系统还支持通过文档名称、作者、修改时间、大小、版本等属性来迅速搜索文献。

○支持依照文档内容中某些字、词来搜索文献。

●统一备份文档

○服务器中文档由系统进行自动备份，防止因硬件故障带来文档销毁状况。

二、文献权限管理方案

权限管理就是限制指定范畴顾客对指定文献夹或文献操作。

●文献夹与文献进行权限分类

○权限方案支持针对文献夹进行权限管理。

○权限方案支持针对单个文献进行权限管理。

●授权对象可以多样化

○可以授予整个部门指定权限。

○可以授予单个顾客指定权限。

○可以授予某类角色（单位领导）指定权限。

●权限类型丰富

○没有任何权限，看不到文献与文献夹。

○可见，容许看到文献名。

○创立文献，容许上传/创立新文献。

○创立文献夹，容许创立子文献夹。

○预览文献，容许在线查看文献内容，无法复制另存等。

○打印文献，容许顾客在线打印文献。

○下载文献，容许顾客将文献进行下载。

○修改文献，容许顾客将文献进行修改更新。

○删除文献，容许顾客将文献删除。

○更改权限，容许顾客将文献权限进行变更。

○完全控制，容许顾客对文献进行权限管理与寻常操作。

●权限继承

○默认在文献夹中设立权限会自动应用到文献夹下所有文献。例如设立顾客A可以对某部文献夹权限为下载，那么顾客就可如下载某部下所有文献。

○特殊状况下，容许子文献/文献夹通过设立不继承权限

○文献夹权限可设立应用范畴，选取与否应用到子节点等。

●高档权限设立

○容许对权限设立过期时间，顾客A修改权限后天到期。

○容许依照文献名称包括核心词授权。

○容许依照文献类型授权，某些文献不容许下载。

○容许依照文献扩展属性授权，例如文献某属性密文献只允某才干在线查看。

三、文献版本管理方案

在文档形成过程中，往往需要通过多次修改或多人共同完毕，能否在该过程中对文档版本进行有效控制，将直接影响到文档或有关业务质量。

文档版本管理方案支持顾客直观以便地进行文献存取、版本更新、历史版本浏览、文献版本比较、签出签入、版本回滚等操作。

●签出/签入文档

○顾客在开始修改文档前可以签出文档，使顾客获得对文档独占编辑权，从而避免了修改冲突。

○文档被签出后并不影响其她顾客阅读该文档。

○顾客完毕修改操作后即可签入文档，释放顾客对该文档独占编辑权。

●文档多版本存储

○文档在保存编辑成果并签入更新后，文档自动变更为最新版本。