公司备用金制度.docxVIP

公司备用金制度

第一章总则

为规范公司备用金的管理与使用，提高资金使用效率，确保财务安全，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国会计法》及相关财务管理规定，特制定本制度。本制度旨在明确备用金的管理流程、使用标准及监督机制，确保备用金的合理使用与监督。

第二章适用范围

本制度适用于公司各部门的备用金管理，包括但不限于行政、销售、市场、财务等相关部门。所有涉及备用金申请、使用、报销的活动均需遵循本制度。

第三章备用金的管理职责

3.1主管部门

公司财务部为备用金的主管部门，负责制定备用金管理的具体实施细则、监督备用金使用情况及定期检查。

3.2部门负责人

各部门负责人为本部门备用金的主要管理者，负责审核备用金的使用申请，确保符合公司政策与预算。

3.3使用人员

使用备用金的员工应按照本制度的规定申请和使用资金，并及时完成报销手续，确保资金使用的合规性。

第四章备用金的设立与额度

4.1备用金的设立

公司根据各部门的实际需要设立备用金，具体额度由财务部根据部门规模、工作性质及历史使用情况进行评估并审批。

4.2备用金的额度

每个部门的备用金额度原则上不超过人民币XX万元，特殊情况需经财务部审批。备用金的使用应遵循“小额、急需、便捷”的原则。

第五章备用金的使用申请

5.1申请流程

1.使用人员填写《备用金申请表》，详细说明用途、金额及使用时间。

2.部门负责人审核后签字确认，确保申请符合实际需求。

3.将申请表交财务部审核并记录，财务部需在3个工作日内完成审核。

5.2使用限制

备用金的使用仅限于日常工作中急需的小额支出，如办公用品采购、差旅费报销等。不得用于个人消费、招待费用及其他不符合公司规定的支出。

第六章备用金的报销与结算

6.1报销流程

1.使用人员在使用备用金后，需在5个工作日内填写《备用金报销表》，附上相关票据。

2.部门负责人审核并签字确认后，提交财务部进行报销。

3.财务部对报销材料进行审核，符合规定的在3个工作日内完成报销。

6.2票据要求

报销时应提供合法有效的票据，票据内容应与《备用金报销表》中的说明一致。缺失票据的，需提供书面说明并由部门负责人签字确认。

第七章备用金的归还与清理

7.1归还规定

使用人员如未用完的备用金，应在使用结束后及时归还，归还款项应在报销后5个工作日内完成。

7.2清理机制

财务部每季度对各部门备用金使用情况进行清理，未按规定使用或归还的备用金，财务部将进行通报，并视情况进行整改。

第八章监督机制

8.1定期检查

财务部每半年对各部门备用金使用情况进行检查，确保资金使用合规、有效。

8.2违规处理

如发现备用金使用不当、虚报、滥用等情况，财务部有权对相关责任人进行处理，包括但不限于警告、罚款、追偿等。

第九章附则

本制度由公司财务部负责解释，自发布之日起实施。若有相关法律法规变动，财务部应及时修订本制度并向全体员工通知。

总结

通过以上制度的设立，我们旨在确保公司备用金管理的规范性与透明性，提高资金使用效率，降低财务风险。各部门及员工应严格遵守本制度，积极配合财务部的管理工作，共同维护公司财务的安全和稳定。