DB14_T 2715-2023 市场主体登记电子档案利用规范.docxVIP

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14

山西省地方标准

DB14/T2715—2023

市场主体登记电子档案利用规范

2023-02-21发布2023-05-21实施

山西省市场监督管理局发布

I

DB14/T2715—2023

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4基本要求 1

5利用范围 2

6档案分级 2

7利用权限 3

8利用方式 3

9信息安全 4

附录A（资料性）市场主体登记档案查询承诺书 5

附录B（资料性）登记表格式 6

参考文献 8

II

DB14/T2715—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由山西省市场监督管理局提出、组织实施和监督检查。

山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。本文件由山西省商事主体登记服务标准化技术委员会归口。

本文件起草单位：北京当代档案事务咨询中心、山西省市场监督管理局企业档案数据中心。

本文件主要起草人：李同钧、薛丽芳、霍桂利、黄琳峰、刘宇琪、张雅丽、王剑锋、李翊铭、崔志桐、刘晓彦、刘佳、马彦、连旭红。

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DB14/T2715—2023

市场主体登记电子档案利用规范

1范围

本文件规定了市场主体登记电子档案利用基本要求、利用范围、档案分级、利用权限、利用方式和对信息安全的要求。

本文件适用于市场主体登记电子档案的利用管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T58-2014电子档案管理基本术语

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。3.1

电子文件

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。

[来源：DA/T58-2014，2.1]3.2

市场主体登记电子档案

具有参考和利用价值并作为档案保存的市场主体登记电子文件。3.3

利用

查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法。[来源：DA/T58-2014，5.13]

4基本要求

4.1市场主体登记电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。

4.2山西省市场监督管理局企业电子档案系统和山西省市场监督管理局企业电子档案“晋企查”网上综合查询服务平台应根据工作岗位、职责等要求为利用者设置相应的电子档案利用权限。

4.3已完成数字化加工的市场主体登记档案和已经归档的市场主体登记电子档案均应纳入利用范围。应遵循档案内容正确分级，确保信息安全。

2

DB14/T2715—2023

4.4市场主体登记档案管理部门负责本级市场主体登记档案的利用工作，应根据实际情况各自建立档案利用制度，确保利用工作的顺利开展。

4.5档案利用时应进行详细的登记，将申请文件等过程性文件材料及时整理、汇总，装订成册，在档案利用工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

5利用范围

5.1市场主体登记事项

包括不限于：统一社会信用代码、注册号、名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类型、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、核准日期。

5.2市场主体登记文件

包括不限于：部门登记文件、章程、章程修正案、股东会决议、验资报告、住所承诺、法人资格证明或自然人身份证明、法定代表人任职文件身份证明、名称预先核准通知书。

5.3市场主体变更事项

包括不限于：核准设立子公司或分支机构日期、变更有关名称、住所、法定代表人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式等事项的各种登记文件及核准变更日期。

5.4市场主体注销(吊销)事项

包括不限于：法院破产裁定、企业决议或决定、行政机关责令关闭的文件、清算组织及清算报告、核准注销(吊销)日期。

5.5监督检查事项

包括不限于：企业被处罚记录及日期、年度检验情况、企业限期整改等日常监管材料。

5.6企业经营情况、财务状况、开户银行及账号。

6档案分级

6.1内部机密