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档案数字化安全管理制度

第一章总则

为确保档案数字化过程中数据的安全性、完整性和可用性，提升档案管理的效率，依据国家法律法规及行业标准，制定本制度。档案数字化是指将纸质档案转换为电子格式，以便于存储、管理和检索。本制度旨在规范档案数字化的流程与管理，保障信息安全，确保档案数字化工作的顺利开展。

第二章目标

本制度的主要目标如下：

1.确保档案安全：保障数字化档案的安全性，避免信息泄露、篡改或丢失。

2.提高工作效率：通过数字化手段提升档案管理的效率和便利性，减少纸质材料的存储及流转成本。

3.合规性管理：确保档案数字化过程符合国家法律法规及行业标准，避免法律风险。

4.持续改进：建立有效的监督与评估机制，促进档案数字化管理的不断优化。

第三章适用范围

本制度适用于所有参与档案数字化工作的部门及员工，包括但不限于：

1.信息技术部

2.档案管理部门

3.各业务部门

4.其他涉及档案数字化的相关人员

第四章管理规范

第1节法规依据

1.《中华人民共和国档案法》

2.《信息产业部令第33号》

3.《国家档案局关于加强电子档案管理的若干意见》

第2节责任分工

1.信息技术部：负责数字化设备的采购、维护及技术支持，确保数字化设备的正常运转。

2.档案管理部门：负责档案的收集、整理、审核及数字化，并进行质量控制。

3.各业务部门：配合档案管理部门，提供所需的档案材料，并确保材料的真实性和完整性。

第3节数据安全

1.访问控制：仅授权人员可以访问数字化档案，严格控制访问权限，定期审查权限设置。

2.数据加密：对存储和传输的档案数据进行加密，防止数据被截取和篡改。

3.备份机制：定期对数字化档案进行备份，备份数据应存放在异地，确保在数据丢失时可以及时恢复。

第五章操作流程

第1节档案数字化流程

1.档案准备：

-确认档案材料的真实性和完整性，整理好待数字化的档案材料。

-对于重要档案，需进行专人审核，确保材料无误。

2.数字化操作：

-使用专业的数字化设备（如扫描仪）对档案进行扫描，确保扫描质量符合标准。

-扫描完成后，立即进行数据的初步审核，确保图像清晰，无缺页现象。

3.数据处理：

-对扫描后的档案进行文件命名、分类和标记，便于后续的检索和管理。

-采用OCR（光学字符识别）技术，将文档转化为可编辑的电子文本。

4.审核与入库：

-数字化完成后，由档案管理部门进行最后审核，确认数据准确无误后，入库管理系统。

-所有操作过程需详细记录，以备后续审计。

第2节档案管理与维护

1.档案存储：

-所有数字化档案应存储在公司内部网或云存储平台上，确保数据的安全性。

-定期检查存储设备的健康状况，确保数据的持久性。

2.档案查询与借用：

-员工如需查询或借用数字化档案，需提交申请并由档案管理部门审批。

-电子档案的借用原则上不外借，特殊情况需经过管理层批准。

3.档案销毁：

-对于已过保存期限或无保存价值的数字化档案，需按照相关规定进行销毁，并记录销毁过程。

第六章监督机制

第1节监督检查

1.定期检查：每季度由档案管理部门对档案数字化过程及存储情况进行检查，确保制度的执行情况。

2.审计机制：每年进行一次内部审计，评估数字化档案管理的合规性和有效性。

第2节反馈与改进

1.记录与反馈：对在数字化过程中出现的问题进行记录，并及时反馈至相关部门。

2.改进措施：根据反馈意见，制定相应的改进措施，持续优化数字化管理流程。

第七章附则

1.解释权：本制度由档案管理部门负责解释。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：如需修订本制度，应由档案管理部门提出修订意见，报管理层审批后方可实施。

结语

本档案数字化安全管理制度旨在为组织提供一套明确的管理框架，以确保档案数字化过程中的安全与合规。通过严格的管理规范和操作流程，提升档案管理的效率与安全性，推动组织的数字化转型。希望全体员工能够积极配合，共同维护档案安全，确保制度的有效实施。