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档案资料室管理制度

为加强本公司档案资料管理工作，充分发挥档案资料作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，形成各种档案资料的收集、立卷、整理、归档、保管的规范化工作。特制定本制度。

1、档案管理范围

1.1公司的请求与有关政府部门的批复文件,各部门及分子公司的请求与公司的批复文件.

1.2重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等。

1.3公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

1.4公司的各种工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表及简报。

1.5与公司有关业务往来单位签订的合同、协议书等文件材料及客户、代理商、加盟商档案资料。

1.6反映公司经营和管理的专业文件资料,如投资项目、融资、信贷、担保、保险、租赁、转贷等各种业务中产生的合同、资料、票据等。

1.7公司会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。

1.8公司招聘档案、培训档案、劳动合同档案、劳务派遣合同档案以及其他与人力资源管理相关的档案。

1.9公司及各部门，各分子公司制定的规章制度、

1.10公司的经营发展的历史，包括大事记、重要活动的剪报、宣传手册、照片、录音、录像、证书等。

2、档案的管理机构与职责

2.1档案管理工作实行二级管理，其中一级管理是指公司行政中心的档案资料室是档案管理的主要责任人；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

2.2各中心部门指定专人兼职档案管理员，参照公司的档案管理制度，负责收集、整理、归档本中心部门的档案资料，充分发挥档案资料的作用。

2.1行政中心档案资料室主要负责

2.1.1负责文档管理制度的编写。

2.1.2负责行政文书、办公、学习资料的保管工作。

2.1.3负责人力资源档案的归档管理工作。

2.1.4负责图书资料的借阅管理工作。

2.1.5协助各职能部门进行档案资料的信息管理及检查、考核工作。

2.1.6负责公司各类原始记录、报告、技术资料的归档保管。

2.1.7负责文件和报告的打印、装订及发放登记。

2.1.8负责各类学习资料、技术资料的借阅、回收登记管理。

2.1.9负责过期资料的登记、造册、报批、锁毁工作。

2.1.10负责分/子公司、加盟商、代理商档案资料的立卷和保管。

2.1.11协助后勤保障部做好公司各类印制的宣传资料、产品说明、招商手册、员工手册等产品的保管。

2.1.12完成中心下达的其它工作。

3、档案的归档立卷

3.1档案收集整理

3.1.1公司归档资料实行“年度/季度归档制”，即每年的四月、七月、十月和次年的一月为公司档案资料归档期。

3.1.2各部门以中心为单位对部门资料进行初步整理，由各部门的兼职档案资料员和各部门经理积极配合档案资料室做好归档工作。

3.1.3凡是应该及时归档的资料，由档案资料室负责及时归档。

3.1.4各部门在各项业务中形成的文件资料，客户资料或其他资料等须在业务合同签订后的7个日历天内，将应归档的所有文件资料向档案资料室移交。

3.1.5各类文件归档的份数，视利用的频繁度和重要程度增加复印件的份数。

3.2归档要求

3.2.2所有存档的档案都要先扫描成电子版、存档，并形成电子档案库，做好档案目录的电子台账。电子档案与纸质档案要一致。

3.2.2归档案卷的总要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3.2.3归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.2.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；

3.2.6卷内文件材料应按档案形成的时间依次编写页号或件号。卷内每份文件材料的右上方要注明编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

3.2.7按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写《档案归档卷内目录》，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷首。

3.2.8声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、简介和责任者。

3.3档案分类

公司档案以部门为单位进行分类，如下：

一级目录

二级目录

编号

基本范围

保管期限

行政管理中心

综合办公类

YZ-XZ-2013-A-档案柜号层顺序

营业执照及各类证照、注册资料、年检资料、公司章程；股东会、董事会、经理办公会形成的会议决定和其他材料，公司规章制度、会议纪要、文书处理、办公室标准化管理工作，各种标准