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进货查验记录管理制度

1、目的

进行有效的采购控制，防止不符合质量和安全要求的原、辅材料及物品交付和使用，确保所采购的物品符合规定要求。

2、适用范围

适用于各种进厂的原料、辅料及包装物品的采购和采购物资的交付控制。

3、职责

3.1供应部

(a)负责选择和组织对供方进行评价，编制《合格供方名单》 (SF/JL-70)，并对供方供货业绩定期进行评价，建立供方档案。

(b)负责制定采购计划，执行采购作业。

3.2质检部

负责编制《采购物资的技术标准》及《采购物资重要度分级》；负责对采购物资的进货检验。

3.3供应副总经理批准《供方评价表》(SF/JL-71)。

3.4总经理批准采购计划。

4、程序

4.1采购物资分类

生产技术部负责制定《采购物资的技术标准》及《采购物资重要度分级》，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三级：

(a)主要物资：直接影响最终产品的质量或安全能，可导致顾客严重投诉及人身伤害的物资；

(b)一般物资：构成最终产品非关键特性的批量物资，如外包装等；

(c)辅料物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。

4.2对供方的评价

4.2.1供应部根据采购物资技术标准和生产预期用途，通过对物资的

质量安全性、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写《供

方评价表》(SF/JL-71)。

4.2.2对多年来业务来往的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料。

(a)体系认证证书；

(b)具有合格法人资质证明(企业营业执照副本、税务登记证等)；

(c)供方产品的质量、价格、交货能力等情况。

4.2.3对第一次供应重要物资的供方，除上述的证明材料外，必要时还需要样品进行测试及小批量试用。

4.2.4对于验证合格的供方，经供应副总经理批准后，可列入《合格供方名单》(SF/JL-70)。

4.2.5供应部每年对合格供方进行一次跟踪复评，如果发生质量安全问题，并且改进效果不明显的应取消其供货资格。

4.3采购过程

4.3.1采购计划

供应部根据生产技术部的生产需要及库存情况，编制《原辅料采购计划表》(SF/JL-73)，总经理批准后实施采购。

4.3.2采购的实施

(a)供应部根据《原辅料采购计划表》(SF/JL-73)，按照采购物资标准在《合格供方名单》(SF/JL-70)中选择供方并进行采购。

(b)每次采购的重要物资和一般物资时，应签订《采购订单》 (SF/JL-74)。

4.4采购信息

4.4.1采购文件

4.4.1.1应包括以下采购产品的信息：

(a)对产品的技术要求(如包装物制作、图案设计、提供规范、图样等技术文件)；

(b)产品的验收要求；

(c)其它要求，如价格、数量、文件等。

4.4.1.2采购文件包括：《原辅料采购计划表》(SF/JL-73)、《采购物资的技术标准》、《采购物资重要度分级》、《采购订单》(SF/JL-74)及

附件等，由供应部保管。

4.5采购产品的验证

4.5.1对采购产品可以有如下几种验证方式： (a)由检验人员进行进货检验；

(b)由检验人员验证供方提供许可证明文件；

(c)由检验人员验证供方提供产品合格证明文件；

(d)由公司在供货现场实施验证。

对(d)种情况，供应部在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

4.6采购产品记录的管理

记录采购的原辅材料名称、规格、数量、生产日期或者生产批号、保质期、进货日期以及供货者名称、地址、联系方式等信息，保存相关记录和凭证。

5、相关文件5.1《采购物资技术标准》5.2《采购物资重要度分级》

5.3相关物资国家、行业标准

6、相关记录6.1《供方评价表》(SF/JL-71)6.2《合格供方名单》(SF/JL-70)6.3《供方档案》(SF/JL-72)6.4《原辅料采购计划表》(SF/JL-73)6.5《采购订单》(SF/JL-74)