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合同归档管理办法

合同归档管理办法

第一章总则

第一条为了规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的完

整、准确和有效，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际

情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司内部所有合同资料的归档管理工作。

第三条合同归档管理遵循“统一领导、分级负责、归口管理”的

原则。

第二章职责与分工

第四条合同归档管理工作由公司合同管理部门负责，具体职责

如下：

（一）制定和修订合同归档管理制度；

（二）组织、协调、监督和检查合同归档管理工作；

（三）负责合同归档管理的培训、指导及考核；

（四）对合同归档管理工作进行总结、分析和改进。

第五条各部门应指定专（兼）职人员负责本部门合同资料的收

集、整理、归档和保管工作。

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合同归档管理办法

第三章合同归档范围与要求

第六条合同归档范围包括：

（一）公司对外签订的各类合同及补充协议；

（二）合同谈判、签订、履行、变更、解除、终止等过程中的

相关资料；

（三）合同纠纷处理过程中的相关资料；

（四）合同审计、评价、考核等资料；

（五）其他与合同有关的资料。

第七条合同归档要求如下：

（一）合同资料应真实、完整、准确、有效；

（二）合同资料应采用统一格式，字迹清晰，易于识别；

（三）合同资料应按照合同签订的时间顺序进行归档；

（四）合同资料应采用适当的保护措施，确保安全、保密；

（五）合同资料归档后，应定期进行检查、清点，确保资料完

整、安全。

第四章合同归档程序

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合同归档管理办法

第八条合同签订后，合同承办人应在合同生效后七个工作日内

将合同正本、附件及合同签订、履行过程中的相关资料提交给本部

门合同资料管理人员。

第九条各部门合同资料管理人员应按照本办法的规定，对合同

资料进行整理、分类、编码、归档，并在合同资料归档后七个工作

日内将归档信息报送给公司合同管理部门。

第十条公司合同管理部门应定期对各部门合同归档情况进行检

查、指导，发现问题及时督促整改。

第五章合同档案的保管与利用

第十一条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计

算，一般不少于五年。

第十二条合同档案保管期满后，应按照国家有关档案管理的规

定进行鉴定、销毁或移交。

第十三条各部门因工作需要查阅合同档案时，应向公司合同管

理部门提出申请，经批准后方可查阅。

第十四条合同档案的借阅、复制、摘录等利用行为，应遵循国

家有关档案管理的法律法规和公司内部管理制度。

第六章附则

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合同归档管理办法

第十五条本办法由公司合同管理部门负责解释。

第十六条本办法自发布之日起施行。

附件：1.合同归档目录

2.合同资料归档申请表

3.合同资料查阅申请表

========本合同更广泛的场景，特设场景及条款========

特殊应用场合及增加条款：

1.特殊应用场合：涉及国际业务的合同

增加条款：

（1）合同应明确约定适用的法律和争议解决方式，如选择国际

仲裁等。

（2）合同中应包含货币兑换和支付方式的相关条款，以应对汇

率波动风险。

（3）合同应考虑国际运输和物流的条款，包括责任分配、保险

和海关规定等。

2.特殊应用场合：涉及知识产权转让或许可的合同

增加条款：

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合同归档管理办法

（1）合同应详细描述知识产权的范围、转让或许可的方式和条

件。

（2）合同应包括知识产权的保密条款，保护双方的商业秘密。

（3）合同应明确约定知识产权的侵权责任和救济措施。

3.特殊应