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档案资料管理规范制度

**档案资料管理规范制度**

**一、总则**

1.**目的与依据**：为加强公司档案资料管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高档案资料利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规范。

2.**适用范围**：本规范适用于公司所有部门、员工以及外部合作单位在档案资料的管理活动。

3.**管理原则**：

-**真实性**：档案资料必须真实反映公司活动的历史面貌。

-**完整性**：档案资料应当齐全，不得损毁、丢失。

-**准确性**：档案资料内容应当准确无误。

-**安全性**：档案资料应当采取有效措施确保其安全。

**二、档案资料分类与归档**

4.**分类**：档案资料分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、声像档案等。

5.**归档**：

-归档范围：公司所有具有保存价值的文件、图表、照片、录音、录像等资料。

-归档时间：按照档案资料的生成、形成规律和利用需要，按照规定的时间归档。

-归档手续：归档资料应填写归档登记表，并经相关部门负责人审核。

**三、档案资料保管与利用**

6.**保管**：

-保管条件：档案资料应存放在符合国家档案保护标准的库房内，保持适宜的温度、湿度和通风条件。

-保管期限：根据档案资料的性质和保存价值，确定其保管期限。

-保密要求：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应按照保密规定进行保管。

7.**利用**：

-利用原则：档案资料原则上对外不提供原件，提供复印件。

-利用申请：需要查阅档案资料的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准。

-利用登记：查阅档案资料应进行登记，包括查阅人、查阅目的、查阅内容等。

**四、档案资料鉴定与销毁**

8.**鉴定**：

-鉴定标准：根据档案资料的保存价值，确定其保留、利用或销毁。

-鉴定程序：由档案管理部门组织鉴定小组进行鉴定。

9.**销毁**：

-销毁程序：鉴定确需销毁的档案资料，应按照规定程序进行销毁。

-销毁记录：销毁档案资料应做好记录，并存档备查。

**五、实施与监督**

10.**实施**：

-公司各部门应按照本规范的要求，做好档案资料的管理工作。

-档案管理部门应负责本规范的实施和监督。

11.**监督**：

-公司内部审计部门负责对档案资料管理工作进行定期检查。

-员工对档案资料管理有监督权和建议权。

**六、附则**

12.**解释**：本规范由公司档案管理部门负责解释。

13.**生效**：本规范自发布之日起实施。

**七、实施计划和培训方案**

14.**实施计划**：

-制定详细的实施步骤和时间表。

-明确各部门和个人的责任。

-定期检查实施情况，确保规范有效执行。

15.**培训方案**：

-对档案管理人员进行专业培训。

-对各部门员工进行档案管理意识培训。

**八、定期审查机制**

16.**审查机制**：定期对档案资料管理规范进行审查，根据公司发展、法律法规变化等因素，及时修订和完善本规范。

通过以上步骤，确保档案资料管理规范制度的全面实施，有效保障公司档案资料的安全、完整和有效利用。