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文控管理制度

一、目的

文控管理制度旨在有效地管理团队的文档创作、审批、修改、归档等工作流程，确保文档的准确性、一致性和完整性。它在团队工作中起着至关重要的作用，能够提升团队的工作效率，确保文档质量，并降低工作风险。

二、文件属性及分类

根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类：

1.按业务活动：销售文件、研发文件、供应商文件、制造生产文件、工程工艺文件、质量管理文件、行政（后勤）管理文件、人事管理文件、财务文件等。

2.按管控方式：

受控文件：可能涉及公司的商业机密或对公司日常运行有规范指导作用的文件，如体系文件、技术文件、合同协议等。

非受控文件：外部单位发放的文件，本公司无法控制，或由本公司发布的通知、公告等发布后无需修订的文件，如法规、标准、通知等。

3.按文件载体：纸质文件和电子文件。

4.按管理方法：集中管理和分散管理。

5.按保密等级：绝密、机密、秘密、公开。其中，绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受严重损害；秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害。

6.按属性：规定性文件、事务性文件和技术文件。

7.按文件来源：外来文件和内部文件。

8.按保存时间：永久（30年以上）、长期（15-30年）、短期（15年以下）。

三、管理原则与权责

1.管理原则：使用文件唯一性、系统性、易于识别，集中管理与分散管理相结合。

2.权责：

文控：负责公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范；对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审核；受控、发行、纸档的发放、回收、销毁；协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用；对外来文件如法规、标准、公文、证书等的受控和管制；对除以上文件以外的其它文件的管制；对归档的文件集中管理。

各部门：按照《文件控制程序》规定制作和使用文件；对办理完毕、具有保存价值的文件归档，定期向文控移交；自觉遵守文件管理的相关规定，并监督和建议文控的管理工作。

四、管理规定

1.制作阶段：

需要草拟文件时，须遵循公司对文件要素的规定。

规定性文件制作编辑前，需向文控申请文件编号，正确编写文件名称。事务性文件和公文的文件名称可不按照此方式命名，但必须具有明显的指示性。

事务性文件按照文件编号规则，部门自行编制一套编号进行管控。

文件的编辑须对文件的模板、版本、修订履历、密级、文件属性等进行编辑。

2.受控发行阶段：

公文在OA上提交启动流程，由文控审核文件字体、模板、格式、署名等方面，通过后提交到部门主管领导审核文件内容，未通过则驳回到文件流程源头重新修改编辑。若都通过，则由部门领导提交总经理或副总经理核准签发，由管理印章的人员在落款处加盖公司印章，文控受控发布。

事务性文件不需在OA上发行受控，只在部门间受控即可。

技术文件在PLM或OA上进行流程受控。需发行纸档到各部门的，文控加盖受控章和受控时间后发放到相关部门；若是修订版本文件，需收回上一版本的旧文件。需发放到外部的文件，需文控加盖非受控章。

资质文件及认证文件由收文部门扫描后移交文控受控。文控对新收到的文件原件整理保管，将不涉密的电子档发布到OA和服务器公共文件夹。

合同协议签订完毕后，原件一份及电子档移交文控，本部门可保留一份使用。

3.归档阶段：

具有长远保存和参考价值的文件，办理完毕后由文件办理部门连同该文件产生的后续过程和结果文件归档，按类别、事件整理后定期向文控移交集中保存。

记录性的文件对每个工作年度的记录文件进行归档，由本部门保管，以便随时查阅参考。

文控对各部门具有保存价值且办理完毕的文件定期完整收集，按文件属性等对文件进行分类整理立卷后入库保存。

为方便公司内部人员查阅档案，文控人员在公司OA上公布不带任何密级的档案目录。借阅利用者须经过OA“档案借阅”流程申请，申请通过后方可到档案室办理借阅利用手续。

五、废止与备份

1.废止：文控从各部门回收旧版本受控文件，加盖作废章。对涉密文件作破碎销毁处理，不涉密的可作废纸处理。系统上的电子档放到作废文件夹。

2.备份：

备份内容包括ERP、PLM、OA邮件系统等技术文件电子档；关键部门、关键岗位人员工作电脑数据等。

系统数据每季度末备份一次；技术文件每月月底备份一次；关键部门、关键岗位人员每年年末备份一次；流动性比较大的岗位每季度末备份一次；关键岗位人员离职，需将其电脑数据在离职前一周进行备份；其它数据依据性质和实际情况进行备份。

备份数据需保持可读性，可使用移动硬盘和光碟进行存储。