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物业服务档案的建立与管理方案

第一节物业服务档案的建立

根据XX监狱的物业服务要求，我司将管理与物业相关服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等进行归档管理保存。物业档案资料的建立与管理是物业服务的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业服务提供有力的支持。

针对XX监狱的实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对物业档案进行全面的收集和管理。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

一、档案资料管理工作内容

1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。

2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。

3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。

二、档案资料管理工作要求

1.必须保证监狱交给物业服务的档案资料（包括设备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。

2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。

3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。

4.利用已有档案资料进行总结，规划。

第二节档案资料管理的要点

一、档案资料管理的要点

1.重要的档案资料的交接必须经过项目经理或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。

2.档案资料实行专人专职管理。

3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。

4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由服务中心经理或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。

5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。

二、档案资料过程管理

（一）档案资料的管理流程：

收集----管理分类----编号登记----电脑录入----归档----应用。

1.资料的收集

（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。

2.资料分类整理

收集后的所有信息，统一由管理服务中心档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

3.资料归档管理

（1）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，XX监狱的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造删、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须经服务中心经理同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。

（3）档案的管理环境必须做到“四防”，即：防火、防潮、防发霉变质、防蛀。

4.档案的借阅管理

（1）物业项目服务中心所有工作人员都有保护档案、保守秘密的权利和义务。

（2）查阅档案，须按规定办理登记手续，定期归还。

（3）要爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改，涂写。

（4）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

（5）档案如有丢失、损坏或泄密，追究当事者责任。

（6）借阅者在归还档案时须填写档案利用效果记录。

（7）调离物业项目服务中心的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

三、档案资料的分类

（一）基础管理资料

1.计算机管理资料

类别

内容

备注

计算机管理资料

计算机管理软件及使用说明、计算机网络管理及记录

物业项目服务中心组织大事记及工作计划、总结

物业项目服务中心会议纪要、会议记录

质量体系文件、内部制度

印章管理记