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用印管理制度

第一章总则

为加强企业用印管理，规范用印流程，保障企业印章的安全和有效使用，特制定本制度。用印管理是确保企业合法合规经营的重要环节，合理的用印制度不仅能够减少风险，还能提升企业的管理效率。

第二章制度目标

本制度旨在明确企业用印的管理规范，确保印章使用的合法性、合规性与安全性。通过规范用印流程、明确责任分工，提高用印管理的透明度和可追溯性，保障企业的合法权益。

第三章适用范围

本制度适用于企业所有部门及员工在日常工作中使用印章的管理。包括但不限于对外合同、协议、文件、报表等各类材料的用印。

第四章法规依据

本制度依据《中华人民共和国印章法》《中华人民共和国公司法》及相关法律法规制定，并结合企业内部管理规定。

第五章用印管理规范

第1条印章种类

企业印章分为以下几类：

1.法人章：用于法律文件及合同等重要文件的签署。

2.财务章：用于财务报销及银行业务等财务相关文件。

3.公章：用于对外的公文、通知及其他行政文件。

4.其他专用章：如合同章、发票章等，按需设立。

第2条印章保管

1.印章由专人负责保管，印章保管人员应具备一定的责任感和保密意识。

2.印章应存放在专用的保险箱或密闭柜内，未经授权不得随意取用。

3.每次用印后，应及时将印章归还至专用保管处，确保印章不被滥用。

第3条用印申请流程

1.用印申请应填写《用印申请表》，包括用印单位、用印文件标题、用印目的、申请人签字等信息。

2.申请人需将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人负责确认用印的必要性及合规性。

3.审核通过后，申请人将申请表交至印章保管人员，由其进行用印。

4.用印后，印章保管人员需在《用印登记表》上记录用印信息，包括用印日期、用印文件名称、用印人等信息。

第4条用印权限

1.法人章的使用需经公司高层领导（如总裁、董事长）的批准。

2.财务章的使用需由财务部门负责人批准。

3.公章及其他专用章的使用需部门负责人批准，并应由专人负责在用印登记表上签字确认。

第5条用印记录与监督

1.所有用印行为须详细记录在《用印登记表》中，确保可追溯性。

2.每季度由专人对用印记录进行审查，确保用印流程的合规性和合理性。

3.如发现用印不当或违规使用印章的情况，相关责任人需承担相应的责任。

第6条印章的销毁与更新

1.当企业印章因损坏、遗失或变更时，需及时进行更新或销毁。

2.印章的销毁需由印章保管人员和企业法定代表人共同确认，并做好销毁记录。

3.新印章的制作需经过正式的审批流程，并在制作完成后及时更新登记信息。

第六章监督机制

1.企业设立专门的监督小组，定期对用印管理进行检查和评估。

2.监督小组应对用印申请和登记的合规性、合理性进行审核，并提出改进建议。

3.如发现用印管理中存在问题，监督小组有权要求相关责任部门进行整改，并追究相关责任人的责任。

第七章附则

本制度由企业法务部负责解释，自颁布之日起实施。制度实施后如有新的法律法规出台，需及时修订本制度以确保其合规性和有效性。

第八章生效日期及修订流程

1.本制度自企业发布之日起生效。

2.本制度的修订应由法务部提出修订意见，并报企业高层审批，审批通过后方可实施。

3.修订后的制度需在企业内部进行宣传和培训，确保所有员工知晓并遵守。

通过以上制度的设计与实施，将有效提升企业用印管理的规范性、安全性和透明度，最大限度地降低用印风险，保障企业的合法权益，为企业的健康发展提供坚实基础。