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公司通讯管理制度

第一条：

为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯

工具的管理，特制订本制度。

第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直

线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的____等。

第三条。公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便

开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。

第四条：电话总机的管理

电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前

台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语

如下：

接听外线电话时，应说“您好。迎海集团，请问您找哪位。”；

当对方告诉分机号码时，应说“请稍等。”；

如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过

来”

前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。

第五条：电话分机的管理

公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提

供一部电话分机。

员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接

听电话时应使用统一礼貌用语“您好，____(员工姓名)”。讲电话时

声音不可太大，以免影响他人。

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电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实

际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、

主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。

对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的

使用管理。不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿

所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功

能并按公司奖惩条例给予相应的处分。

员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请

单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后

到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。

拨打长途电话时，必须使用ip特服号(如17909、17951)，以节

约费用。

禁止利用公司____聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电

话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。

严禁员工利用公司____(包括分机和直线电话)进行拨号上网、拨

打声讯台或信息台查询非业务信息。

未经公司或电话所有人的同意，拨打长途电话。一经发现，除由

其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的

处分，直至开除。

电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前

台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。

第六条：直线电话的管理

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总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理，可以根

据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，

应一并提出申请。

申请配备直线电话，一律报集团董事长批准。

第七条：传真的管理

公司____机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操

作。

前台人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；

传真接收完毕后，应立即将传真文件交给收件人。

员工因为工作需要而发送传真的，应填制《传真申请单》，经部

门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批

后应将《传真申请单》递交行政部经理签字，再由前台人员操作发

送。

对发送保密性高的文件，可由前台人员进行指导，由员工个人亲

自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大

____的文件不宜使用传真机发送，以免____。

对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个

人，可以申请配置专用的传真机。

员工不得利用公司____机收发私人资料、文件。

第八条：移动电话的管理

公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动

电话费用(简称移动话费)，按具体情况给予一定金额的报销限额标

准。

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原则上，集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工，不