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第四章文书档案管理制度

第一节文书档案管理工作要点

一、公文的概念

公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。

二、公文的种类

1、请示

请上级指示和批准，用“请示”。

2、报告

向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。

3、指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

4、布告、公告、通告

对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。在一

定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

5、批复

答复请示事项，用“批复”。

6、通知

传达上级的指示，要求下级办理或者需要指导的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和

不想隶属单位的公文，用“通知”。

7、通报

表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属单位指导的事项，用“通报”。

8、决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，

用“决议”。

9、函

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，

用“函”。

10、会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

三、公文的格式

公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄

报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。

除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

（2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门），如果同时需要上报另一个上级单

位（部门）时，可以用抄报的形式。

（3）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。

（4）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部

门）的公文编号。

（5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

（6）收发文单位（部门）应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位

（部门）排列在前。

（7）文字一律从左至右横写横排。

（8）公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等，根据实际行文关系确定用纸大小。

四、文书档案管理制度的适用范围

文书档案管理制度主要适用于企业总经办及相关部门的来文处理、发文处理、文书拟定、文

件资料归类、立卷、档案管理等相关事项，具体规范如下：

（1）文书管理。

①文书的种类和适用范围。

②文书的格式要求和行文规则。

③文书的起草、校核、签发、印刷。

④收发文处理。

⑤文书传阅及登记。

⑥文书管理工作质量标准。

（2）档案管理

①归档范围规定。

②责任分工，专人统筹管理。

③各部门归卷管理。

④立卷、统筹管理。

⑤档案借阅管理。

⑥档案维护与销毁处理。

五、文书档案管理制度涉及的问题

企业建立文书档案管理制度，主要目的是使企业统一文书拟定审核工作，正确有效地处理文

书、分层级管理档案、构建档案体系等，从而确保企业正常经营，提高办公效率。企业文书

档案管理制度可以解决以下四个问题。

（1）文书格式不统一，不符合国家法律、法规和公司的相关规定，用字用语不准确不贵凡，

观点不明确，表述部正确，层次不清，文字不精练。

（2）行文规则不规范，各类文书混用，文书处理工作效率低，耽误最佳处理时间。

（3）文书审核、审批程序不规范，处理、传阅记录空白或多次漏记错记未形成合理、搞笑

的归档流程，各类文书、资料、信息散乱不成体统，查阅困难，对公司相关决策帮助不大。

（4）文书、档案的保管、借阅、保密工作不到位，给公司造成损失。

第二节文书档案管理制度制订范例

一、文书管理制度

第一章总则

第一条目的。

为使文书管理制度化、规范化，确保文书工作规范且顺利开展，提高公司的办公效率，特制

订本制度。

第二条适用范围。

本制度适用于公司文书管理的各工作事项。

第三条相关职责。

公司文书的收发、领取与寄送工作由总经办负责。

第四条文书管理工作原则。

（1）文书归公司所有并保管，任何个人不得私自占有。

（2）严格保守文书机密。

（3）所有文书的处置都需以“准确”与“迅速”为原则，明确责任。

（4）在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后必须以文书形式记录下来。