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会议会务筹备与场地布置制度

会议会务筹备与场地布置制度

第一章总则

第一条为规范公司会议会务筹备与场地布置工作，提高会议效率，确保会议效果，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有会议的筹备与场地布置工作。

第三条会议会务筹备与场地布置工作应遵循以下原则：

1.依法合规原则：遵守国家法律法规、行业标准以及公司相关规定。

2.实效原则：确保会议顺利进行，提高会议效率。

3.节约原则：合理利用资源，降低成本。

4.良好形象原则：展示公司形象，提升品牌价值。

第二章筹备工作

第四条会议筹备

1.会议组织者根据会议目的、参会人员、时间、地点等要求，提前一个月向会务组提交会议申请。

2.会务组根据会议申请，制定会议筹备方案，包括会议时间、地点、参会人员、议程、预算等。

3.会务组与相关部门沟通，协调会议所需的资源，如场地、设备、人员等。

4.会务组对参会人员进行通知，包括会议时间、地点、议程等。

第五条场地预订与准备

1.会务组根据会议需求，提前一个月向场地管理部门提出场地预订申请。

2.场地管理部门根据申请，安排会议场地，包括会议室、演讲台、座椅、音响、投影仪等设施。

3.会务组与场地管理部门沟通，确保场地布置满足会议需求。

第六条设备与物资准备

1.会务组根据会议需求，提前一周向相关部门申请设备与物资，如投影仪、音响、话筒、笔记本、文具等。

2.部门根据申请，及时提供所需设备与物资。

3.会务组对设备与物资进行检查，确保其功能正常。

第七条参会人员接待

1.会务组提前一周向接待部门发送参会人员名单，包括姓名、职务、联系方式等。

2.接待部门负责参会人员的接待工作，包括接送站、住宿安排、餐食安排等。

第八条宣传与报道

1.会务组提前一周向公司内部发布会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

2.宣传部门负责会议报道工作，包括会议前的预热宣传、会议过程中的实时报道以及会议结束后的总结报道。

第三章场地布置

第九条场地布置原则

1.场地布置应简洁、大方，突出会议主题。

2.场地布置应考虑到参会人员的舒适度。

3.场地布置应符合公司形象。

第十条场地布置内容

1.会议室：会议室应布置会议桌椅、演讲台、音响、投影仪等设施。

2.演讲台：演讲台应放置演讲稿、话筒、笔记本等。

3.休息区：休息区应放置茶水、点心等。

4.横幅与海报：根据会议主题，在显眼位置悬挂横幅、海报等宣传资料。

第十一条场地布置注意事项

1.布置过程中，注意安全，避免损坏场地设施。

2.布置完成后，对场地进行清洁，确保会议环境整洁。

3.布置过程中，与相关部门保持沟通，确保场地布置满足会议需求。

第四章会后工作

第十二条会后清理

1.会议结束后，会务组负责场地及设备的清理工作。

2.会务组与接待部门沟通，对参会人员进行反馈，了解会议效果。

第十三条资料归档

1.会务组将会议筹备、场地布置、参会人员名单、会议照片等资料整理归档。

2.资料归档后，定期进行整理和更新。

第五章附则

第十四条本制度由公司行政部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起实施。

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以上内容为会议会务筹备与场地布置制度的简要版，实际应用时可根据公司具体情况和需求进行调整和补充。字数约2000字。