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高效会议管理技巧

Contents

目录

会议概述

会议的效率

开会前的准备工作

主持人的会议管理技巧

会议记录

会后跟进

会议概述

1、会议的意义

会议是一种群体沟通的方式

会议是一个集思广益的渠道

会议显示一个组织或一个部门的存在

2、会议的目的

收集意见

传达资讯

监督员工、协调矛盾

达成协议与消除分歧

资源共享

开发创意

激励士气

巩固主管地位

3、会议的种类

4、会议的频率

固定的部门会议

全体会议

处理突发事件的会议

一对一会议

随时

按需要

至少每月一次

最多一月一次

大家有疑问的，可以询问和交流

可以互相讨论下，但要小声点

5、会议成本的计算

1、会议的时间成本=

参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议筹备者的工作时间+会议服务人员工作时间）

2、直接的会议成本=

会议设施租用费+会议场地费+与会者的旅费食宿费+文件准备费

3、效益损失成本：

⑴因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意

⑵不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户

⑶不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产

Contents

目录

会议概述

会议的效率

开会前的准备工作

主持人的会议管理技巧

会议记录

会后跟进

会议的通病

会议效率不高

高效会议的8大特征

会议流程

议程：

1、会议的开始

2、进行会议讨论

3、结束会议

会议准备

会后跟踪

一个中心，两个基本点

Contents

目录

会议概述

会议的效率

开会前的准备工作

主持人的会议管理技巧

会议记录

会后跟进

开会前的准备工作

高效的会议，在你宣布开会前就已经开始了

是否要开会

准备工作的作用

5W1H

准备工作核对单

主持人的准备工作

无需开会的“五个如果”

如果

已经按惯例每周聚会

必须开会的“五个如果”

如果

听取部门汇报工作

给小组委派任务

必须把信息同时传达给很多人

有些事情需要当众表扬或批评

案例练习

一家工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。

如果你是这家工厂的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事：

1.一对一批评

2.开会当众批评

3.写检查处罚

为什么？

准备工作的作用

选择最恰当的讨论方式

使参会者能对讨论有清楚的方向可循

清楚地告知参会者应有何种行为表现

节省时间与减少冲突

5W1H

5W

Why：会议的目的

What：讨论的话题

Who：参会者

When：日期及时间

Where：地点

1H

How：怎么样

（会议形式等）

会议准备工作核对单

会议准备工作核对单

会议记录的要素

会议通知模板

主持人的准备工作

设定沟通目标

制定行动计划

预备可能的争执

Contents

目录

会议概述

会议的效率

开会前的准备工作

主持人的会议管理技巧

会议记录

会后跟进

主持人的会议管理技巧

在会议上，会议主持人要做些什么呢？

如何做开场白

定义：3~5分钟的谈话，系统、简介及有明确宗旨。

内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。

程序：

概观会议进行程序；

提供与讨论有关的资讯

规范议程；

指定会议记录者；

征求对议程设计的意见

如何分配发言时间

一次会议真正用于开会的时间只有80%

尽量保证每个人发言机会均等

尽量开成一种互动的会议氛围

如何掌握议事进度

如何达成决议——决策方式

4种群体决议

如何圆满结束会议

预留5~7分钟做总结

确定工作分配妥当

准时结束会议

如何倾听和说话

倾听的礼节：

听听别人的故事

听听别人完整的故事

先听听别人完整的故事

倾听是什么?

暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解谈话者的内容，与他一起去体验、感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。

倾听的技巧

倾听的具体方法：

1Nodsmile

（点头且微笑）

2Eyecontact

（眼神接触）

3Listeningvoice

（倾听的“声音”）

4Leanforward

（身体前倾）

5Repeat/summarize

（重复/总结）

6Makenotes

（作记录）

倾听的误区：

别人说话时，你在想自己的事。

边听边与自己的不同观点对照。

经常打断别人的谈话。

为演讲者结束他的演讲。

忽略过程只要结果。

仅听自己想听或愿听得东西。

精力不集中，易被其他东西干扰。

会议中的说话技巧

沟通技巧回顾

沟通的定义：

沟通是指为了制定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程

沟通的模型：

沟通的效果

沟通的漏斗理论

100%

80%

60%

40%

20%

有效沟通原则

职场沟通技巧

建立信任

不受偏见影响

放弃对等原则