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公司财务档案管理办法

一、总则

1.为了加强公司财务档案管理，有效保护和利用财务档案，确保财务信息的完整性、准确性和安全性，根据国家相关法律法规以及公司实际情况，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内部所有涉及财务档案的管理活动，包括财务部门及其他相关部门产生的与财务相关的各类档案资料。

二、财务档案的范围与分类

（一）范围

1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等，原始凭证如发票、收据、报销单、出入库单等在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始凭据，记账凭证则是根据审核无误的原始凭证按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。

2.会计账簿：涵盖总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿，用于全面、系统、连续地记录各项经济业务，反映公司的财务状况和经营成果。

3.财务报表：主要有资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及各类附表、附注和财务情况说明书等，是公司对外披露财务信息以及内部进行财务管理分析的重要依据。

4.其他财务相关资料：例如财务预算文件、财务分析报告、审计报告、税务申报资料、成本核算资料、财务制度文件、合同协议中涉及财务条款的相关文本等。

（二）分类

1.按年度分类：将不同年份产生的财务档案分别归整，以利于查询和保管期限的界定。

2.按类别分类：如上述划分的会计凭证类、会计账簿类、财务报表类以及其他资料类等分别存放，便于分类管理和检索使用。

三、财务档案的整理与装订

（一）会计凭证整理装订

1.记账凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证定期进行整理，确保凭证内容完整、附件齐全，对面积较大的原始凭证要折叠成记账凭证大小，且折叠处要避开装订线，便于翻阅查看。

2.每册记账凭证的厚度一般以1.5厘米至2厘米为宜，使用统一规格的凭证封面、封底，注明年度、月份、册数、凭证起止号码等信息，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。

（二）会计账簿整理装订

1.总账、明细账等在年度终了时，要进行结账并将活页账页整理成册，填写账簿启用表及目录页，按顺序编好页码，用账绳装订牢固，账簿封面注明账簿名称、所属年度、单位名称等关键信息。

2.固定资产卡片应按类别、编号顺序排列，单独装订成册，妥善保管，对于已报废清理的固定资产卡片要单独抽出另行保管，保存期限按相关规定执行。

（三）财务报表及其他资料整理

1.财务报表应按月份、季度、年度分别进行汇总整理，加具封面，装订成册，封面注明报表所属期间、单位名称、报表种类等内容。

2.其他财务相关资料也要按照类别、时间顺序等进行整理，根据资料的重要性和数量情况，可选择合适的装订方式或者装盒存放，同时做好相应的标识说明。

四、财务档案的保管

（一）保管地点与设施

1.公司应设立专门的财务档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温、防强光等基本防护功能，配备必要的档案架、档案柜、灭火器、除湿机、防虫药品等保管设备。

2.档案存放应按照分类有序排列，便于查找和取用，对于重要的财务档案可设置专柜存放，并采取相应的加密、限制访问等额外安全措施。

（二）保管期限

1.根据国家相关规定及公司自身业务需求，各类财务档案的保管期限有所不同。例如，记账凭证保管期限一般为30年，总账、明细账保管期限通常也是30年，月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表则需永久保存等，其他财务相关资料参照对应的法规和公司内部要求确定保管期限。

2.在保管期限届满前，应由档案管理部门会同财务部门等相关单位进行鉴定，对于已无保存必要的档案，经批准后可按照规定程序进行销毁。

五、财务档案的查阅与借阅

（一）查阅规定

1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅人姓名、部门、查阅事由、拟查阅档案的范围等信息，经所在部门负责人审批后，提交财务部门负责人审核批准，方可在指定地点进行查阅。

2.查阅过程中应严格遵守档案管理制度，不得擅自将档案带出指定查阅地点，不得在档案上进行涂改、标记、抽取、撤换等破坏档案完整性的行为，查阅完毕后应及时归还档案并办理归还手续。

（二）借阅规定

1.如需借阅财务档案，除履行上述查阅申请手续外，还需说明借阅期限、借阅用途等详细情况，由财务部门负责人审核，并报公司分管领导批准后，方可办理借阅手续，借阅人需签订《财务档案借阅协议书》，明确借阅责任和归还时间等要求。

2.借阅人应妥善保管所借档案，确保档案的安全和完整，不得转借他人，如因工作需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续，归还时由档案管理人员进行检查验收，如有损坏、丢失等情况，应按照规定追究借阅人的责任。

六、财务档案的移交与销毁

（一）移交

1.因财务人员岗位变动或其他原因需