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公司印鉴管理办法

一、目的

为加强公司印鉴管理，规范印鉴使用流程，确保印鉴使用的安全性、严肃性与合法性，维护公司利益，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司各类行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章以及各部门专用章等所有具有法律效力的印鉴。

三、印鉴保管

（一）保管原则

1.印鉴应遵循专人保管原则，指定责任心强、工作认真细致且符合公司规定条件的专人负责保管相应印鉴。

2.印鉴保管人员应确保印鉴存放安全，使用专门的保险柜或带锁的文件柜进行存放，妥善保管钥匙及密码，不得随意转借他人。

（二）保管分工

1.行政公章：由公司综合管理部门指定专人负责保管，通常为行政主管或办公室主任等相关负责人，该保管人员对行政公章的安全使用负有直接责任。

2.合同专用章：一般由公司的法务部门或负责合同管理的相关部门安排专人保管，便于在合同签订过程中严格把控用印环节，防范合同风险。

3.财务专用章：由公司财务部门负责人指定专人（通常为财务出纳或其他财务人员）保管，并且该印鉴应与法人章分开保管，以形成相互制约机制，保障公司财务安全。

4.法定代表人章：可由法定代表人本人或其授权委托的专人保管，在涉及重大财务、合同等关键事务时，与相应的专用章配合使用。

5.各部门专用章：由各部门负责人指定本部门内可靠人员负责保管，主要用于部门内部文件流转及对外开展与本部门业务相关且有必要使用专用章的事项。

四、印鉴使用

（一）使用原则

1.印鉴使用必须严格遵循“先审批，后用印”的原则，未经相应审批流程，任何人均不得擅自使用印鉴。

2.印鉴使用应符合公司的规章制度以及国家法律法规要求，确保用印行为的合法性和有效性。

（二）使用审批流程

1.常规文件用印

使用部门填写《印鉴使用申请表》，注明用印文件名称、用途、份数、用印类型（如单次用印、批量用印等），并由部门负责人签字确认。

按照文件性质及重要程度，将申请表提交至分管领导或更高层级领导审批。例如，一般性的部门内部通知等文件经部门负责人审批后即可用印；涉及公司重要政策、对外合作协议等文件则需分管副总、总经理甚至董事会等相应层级审批通过后方可用印。

印鉴保管人员收到审批通过的申请表后，核对相关信息无误，方可进行用印操作，并在申请表上记录用印日期、时间、用印人等详细信息，留存申请表以备查。

2.紧急情况用印

在特殊紧急情况下（如遇重大突发事项需即刻签订应急合同、出具紧急公函等），若无法及时走完常规审批流程，使用人可通过电话、即时通讯工具等方式向有权审批领导口头申请，获得口头同意后，先行用印。

但事后应在[具体时长，如24小时]内补办书面的《印鉴使用申请表》审批手续，补齐相关记录，如未按规定补办手续，将追究相关人员责任。

（三）用印登记

所有印鉴使用情况都必须进行详细登记，登记内容包括但不限于用印日期、用印文件名称、用印事由、使用部门、审批人、用印人、印鉴名称、印鉴编号（如有）等信息，建立健全印鉴使用台账，便于日后查询和追溯。

五、印鉴外借

1.原则上印鉴不得外借，如因特殊情况（如公司办理重要工商登记、银行开户等事务需要将印鉴带至外部场所使用）确实需要外借的，必须由使用部门提出书面申请，详细说明外借原因、外借时间、归还时间、使用地点以及具体使用人员等信息。

2.书面申请经部门负责人、分管领导、总经理等相应层级审批通过后（根据印鉴重要程度确定审批层级），由印鉴保管人员与借用人办理交接手续，双方在印鉴外借登记表上签字确认，明确责任。

3.印鉴外借期间，借用人必须妥善保管印鉴，确保印鉴安全，使用完毕后应及时归还，并再次办理交接手续，印鉴保管人员要对归还的印鉴进行检查，确认无误后方可收回存放。

六、印鉴刻制与废止

（一）刻制

1.公司新设立印鉴或因业务需要增刻印鉴时，由使用部门提出印鉴刻制申请，填写《印鉴刻制申请表》，说明刻制印鉴的名称、用途、规格、样式等详细要求，并附上相关依据（如设立新部门的文件、开展新业务需用印的合同等）。

2.《印鉴刻制申请表》依次经过部门负责人、分管领导、总经理审批通过后，由综合管理部门或指定的专人负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。

3.刻制完成的印鉴，需在印鉴启用前到公安机关等相关备案部门进行备案登记，备案手续完成后方可正式启用。

（二）废止

1.当印鉴因损坏、遗失、公司机构调整或业务变更等原因不再使用时，应及时废止相应印鉴。由保管部门或使用部门填写《印鉴废止申请表》，注明废止原因、印鉴名称、编号等信息，提交相应层级领导审批。

2.审批通过后，对于损坏的印鉴，要留存印鉴残骸作为废止凭证；对于遗失的印鉴，要及时在公开媒体上发布遗失声明，避免被他人冒用，并向公安机关报案，获取报案回执等相关证明材料。

3.废止的印鉴统一交由综合管理部门或指定专人进行封